В бухгалтерській програмі BookKeeper облік авансових коштів та розрахунків з підзвітними особами ведеться в розділі «Бухгалтерія». В списку меню цього розділу присутній пункт «Підзвіт», де користувачі можуть скласти Звіт підзвітної особи про використання коштів, видачу підзвітних сум та повернення надлишково виданих коштів як в готівковій так і безготівковій формах.
Рис. 1. Операції пункту «Підзвіт» в програмі для обліку БукКіпер
На умовних прикладах розберемо, як проводити операції по розрахунках з підзвітними особами в онлайн бухгалтерії BookKeeper.
Приклад 1
За початковим балансом заборгованість компанії перед підзвітною складає 2 532 грн. Крім того працівник придбав запаси на суму 2 100 грн і надав підтверджувальні документи. Грошові кошти були перераховані працівнику на картку.
1. Заборгованість перед підзвітною особою вносимо карткою початкового балансу в розділі «Початковий баланс». В пункті «Підзвіт» обираємо операцію «Зобов’язання перед підзвітними особами».
Рис. 2. Операції початкового балансу
В картці початкового балансу через функцію «додати рядок» обираємо співробітника та вказуємо заборговану перед ним суму.
Рис. 3. Картка початкового балансу в бухгалтерській програмі BookKeeper
2. Співробітник для потреб компанії придбав товар, що підтвердив Прибутковою накладною. Документ проводимо в розділі «Придбання».
Рис. 4. Прибуткова накладна
3. Складаємо Звіт підзвітної особи, де у відповідних рядках вказуємо призначення авансу, на що були витрачені кошти, контрагента, у якого були придбані товари, суму, а також вид витрат — «Придбання товарів та послуг».
Рис. 5. Звіт підзвітної особи
Після проведення документу БукКіпер відобразить у Звіті підзвітної особи раніше видані або, як в нашому випадку — перевитрачені суми. Безпосередньо Звіт має діючу форму, і його можна надрукувати.
4. На підставі проведеного Звіту підзвітної особи складаємо операцію з видачі грошових коштів (або готівкою, або безготівково).
Рис. 6. Платіжне доручення
Нагадаємо, що користувачі БукКіпер, які також є клієнтами Приват24 для бізнесу можуть обмінюватись банківськими документами в режимі реального часу. Як налаштувати зв'язок клієнт-банку з бухгалтерською програмою можна дізнатися тут.
5. Для контролю взаєморозрахунків з підзвітною особою будуємо звіт за 372 рахунком.
Рис. 7. Реєстр документів
Приклад 2
Співробітнику було видано 7 000 гривень на відрядження. Частина цих коштів була витрачена на квитки, частина — на проживання в готелі і, звичайно, — добові. Після закінчення відрядження працівник надав підтверджувальні документи, а надлишкову суму повернув в касу.
1. Видачу підзвітних коштів проводимо Видатковим ордером.
Рис. 8. Видатковий касовий ордер
Всі касові документи в БукКіпер мають діючу форму, їх можна роздрукувати. Одночасно програма для обліку автоматично заповнює касову книгу, листки якої, в разі необхідності, теж можна надрукувати.
2. Складаємо Звіт підзвітної особи, де вказуємо всі витрати співробітника.
Рис. 9. Звіт про використання підзвітних коштів
3. В правій частині робочого вікна Звіту є функції, за допомогою яких можна скласти операції з придбання товарів, послуг. зокрема, квитки та проживання в готелі проведемо Актами.
Рис. 10. Акт виконаних робіт в бухгалтерській програмі БукКіпер
4. Повернення надлишково виданих коштів проводимо на підставі Звіту підзвітної особи Прибутковим ордером.
5. Проведений Звіт підзвітної особи автоматично закриє заборгованість перед постачальниками (в нашому випадку — це Укрзалізниця та готель, де проживав співробітник).
Рис. 11. Оборотна відомість по розрахунках з контрагентом
Всі клієнти, які працюють в БукКіпер безкоштовно отримують консультацію по обліку в програмі. Якщо у вас є питання щодо функціональних можливостей онлайн сервісу, або ви не знаєте як провести ту, чи іншу операцію, звертайтеся в службу підтримки користувачів.
E-mail: support@bookkeepertech.com
Telegram: @BookKeeper_Support_bot
Viber: BookKeeper Support
Багатоканальні телефони служби підтримки:
+38 067 250 8485;
+38 044 333 9579;
+38 050 446 0110
