До недавнього часу складаня штатного розпису було обов’язковим для всіх юридичних осіб згідно з частиною 3 статті 64 ГКУ. Підприємства мати самостійно визначати організаційну структуру, чисельність працівників і затверджувати штатний розпис, навіть якщо на підприємстві працював лише директор. Для ФОП пряма вимога відсутня, але податківці та фахівці Мінсоцполітики радили оформлювати цей документ для уникнення спорів під час перевірок.
Ситуація змінилася після ухвалення Закону України від 09.01.2025 №4196-ІХ, який із 28 серпня 2025 року скасував норму про обов’язковість штатного розпису. Проте потреба визначити штат і будувати організаційну структуру нікуди не зникла: ці дані необхідні для ефективного управління, контролю за чисельністю персоналу та правильного складання звітності.
Позиція Мінекономіки
Попри законодавчі зміни, у роз’ясненні Мінекономіки рекомендується зберегти штатний розпис. Причина в тому, що вимога щодо його наявності міститься в низці підзаконних актів, а отже, контролюючі органи можуть враховувати цей документ під час перевірок.
Хоча роз’яснення носять рекомендаційний характер, позиція міністерства свідчить: залишається важливим інструментом для підтвердження фактичної структури підприємства, уникнення суперечок із перевіряючими органами й впорядкування кадрової документації. Саме з цього випливає питання – як організувати роботу підрозділів, якщо не використовувати штатний розпис?
Підтримує складський облік ТМЦ та облік операцій з виробництва, продажів й придбання, основних засобів і необоротних активів, ПДВ і ЗЕД, зарплати, кадрів і розрахунків за договорами ЦПХ, банківських та касових операцій, доходів і витрат.
Містить інтеграції з Приват24 для бізнесу, Mono, ЕДО Вчасно, Paperless та Dubidoc.
Головні функції штатного розпису та його альтернативи
Штатний розпис виконує ключову роль: фіксує організаційну структуру підприємства. У ньому зазначаються всі підрозділи, кількість посад у кожному з них, прізвища керівників та назви посад. Це забезпечує цілісне уявлення про компанію, допомагає планувати роботу, контролювати чисельність персоналу, дотримуватися трудових гарантій та правильно формувати звітність.
Навіть для невеличкої компанії важливо бачити структуру. Наприклад, якщо працюють лише директор та головний бухгалтер, то сам факт наявності бухгалтера вже передбачає існування бухгалтерської служби. Штатний розпис відображає цю інформацію й допомагає уникнути плутанини.
Якщо ж компанія вирішить відмовитись від цього документа, можна скористатися альтернативами, наприклад:
- Організаційна структура підприємства – затверджується наказом керівника, містить назви підрозділів в може мати графічну схему. Проте зазвичай не деталізує кількість посад та їхні назви.
- Положення про структурні підрозділи – розробляється окремо для кожного відділу, визначає його функції та порядок роботи.
Ці документи можуть замінити штатний розпис, але в них бракує деталізації щодо кількості посад, що, зокрема, ускладнює підготовку звітності. Оскільки дані про середньооблікову чисельність потрібні для звітів із ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Тож визначати штат підприємства все одно доведеться.
Код професій та оклади працівників
Штатний розпис часто використовують і як довідник кадрової інформації. Наприклад, код професій за Класифікатором не обов’язково зазначати в наказі про прийняття на роботу або у повідомленнях до ПФУ та ДПС. Але він потрібен для єдиної звітності при звільненні, переведенні чи зміні підрозділі. Найзручніше фіксувати ці коди заздалегідь у штатному розписі або його аналогу.
Розмір окладу можна встановлювати різними документами:
- Наказом про прийняття на роботу;
- Трудовим договором у письмовій формі (у Наказі можна лише посилатися на нього);
- Положенням про оплату праці;
- Колективним договором або іншими внутрішніми документами.
За потреби змінити оклад можна також різними шляхами:
- видати Наказ про зміну розміру окладу (тарифної ставки);
- внести зміни до трудового договору;
- оновити Положення про оплату праці або колективний договір.
Як скоротити штат без штатного розпису
Виникає питання: як тепер організувати скорочення або зміну структури без штатного розпису? Адже відмова від штатного розпису не означає, що підприємство позбавляється обов’язку правильно оформлювати скорочення. Згідно п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП, для законного звільнення працівників потрібен документ, який підтверджує фактичний перелік посад. Якщо така інформація закріплена в організаційний структурі або положеннях про підрозділи, вони можуть виконувати роль доказової бази.
Таким чином, навіть без штатного розпису важливо мати документ, який підтверджує чисельність персоналу, щоб дотримати вимоги КЗпП та Закону про зайнятість.
Більше не обов’язок, але все ще перевага
Із 28 вересня підприємства самостійно вирішують, чи використовувати штатний розпис. Багато компаній продовжать його застосовувати, адже він:
- показує реальну структуру підприємства та кількість штатних одиниць;
- дозволяє планувати витрати на оплату праці;
- забезпечує правильність назв посад відповідно до Класифікатора;
- сприяє прозорості управління персоналом – від прийняття до звільнення.
Попри наявність альтернативних документів, штатний розпис залишається ефективним і зручним інструментом як для керівників, так і для бухгалтерії, відділу кадрів і контролюючих органів.
