Законодавство про працю поширюється на всіх суб’єктів господарювання, які укладають трудові договори з найманими працівниками. Оскільки підприємці ведуть спрощений облік, необхідна кількість кадрової документації менша за ту, яку ведуть юридичні особи.
Кадрові документи, які мають обов’язковий або умовно-обов’язковий характер для ФОП:
- 1. Трудовий договір
Обов’язково складається в письмовій формі.
- 2. Повідомлення в ДФС
Роботодавець, незалежно від його організаційно-правової форми надає до ДФС Повідомлення про прийняття на роботу працівника до того, як новий співробітник приступить до виконання професійних обов’язків. (Як надати Повідомлення, використовуючи онлайн бухгалтерію БукКіпер ми писали).
- 3. Накази (розпорядження) з кадрових питань
Обов’язковими до складання є накази про приймання на роботу та направлення у відрядження. Умовно-обов’язковими є накази про переведення на іншу роботу, надання відпустки та звільнення працівника. Накази оформляють в довільній формі.
Для економії часу можете скористатися наказами, що реалізовані в онлайн бухгалтерії БукКіпер. Документи мають необхідні реквізити, визначені в типових формах, затверджених наказами Держкомстату.
Як це зробити:
В розділі обліку Персонал виберіть необхідну операцію (прийняття на роботу, переведення, звільнення), заповніть реквізити документу, надрукуйте та підпишіть Наказ.
- 4. Правила внутрішнього трудового розпорядку
Листом від 28.12.217 № 568/0/22-17/134 Мінсоцполітики інформує: оскільки підприємець у розумінні Кодексу Законів про Працю виступає роботодавцем, він має розробити правила внутрішнього трудового розпорядку. Відсутність правил загрожує адміністративним штрафом.
Одночасно у листі від 04.06.2013 №212/13/133-13 повідомляється, що чинним законодавством не передбачено обов’язку роботодавця — ФОП розробляти правила внутрішнього трудового договору та укладати колективний договір (п. 2 ст. 29 КЗпП та ст. 142 КЗпП).
Щоб запобігти суперечливих ситуацій з контролерами із Держпраці та не отримати зайвий штраф, рекомендуємо правила внутрішнього трудового розпорядку прописати в трудовому договорі.
- 5. Посадова інструкція
Відсутність посадової інструкції у підприємця Мінсоцполітики вважає порушенням законодавства про працю, а тому й підставою для накладання адмінштрафу. Як і правила внутрішнього розпорядку, посадову інструкцію можна прописати в трудовому договорі.
- 6. Штатний розпис
Листом від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06 Мінсоцполітики наполягає на обов’язковій наявності штатного розпису в усіх суб’єктів господарювання, в тому числі ФОП. В документі наводиться перелік посад відповідно до Класифікатора професій ДК із зазначенням кількості працівників, які їх займають, та розміру окладів за кожною посадою.
Спеціальної форми штатного розпису немає. Вносити зміни до документа можна хоч щомісяця. Якщо в трудовому договорі не вказується оклад, а прописано, що зарплата виплачується в розмірі, не меншому за мінімалку, або згідно зі штатним розписом, при зміні зарплати, додаткові угоди до трудових договорів можна не складати.
- 7. Особова картка й особиста справа працівника
Мінсоцполітики та Держпраці дотримуються однакової думки: ФОП зобов’язані вести особові картки працівників. Аргументуючи позицію п. 2.5 Інструкції № 58, згідно з яким з кожним записом, що вноситься до трудової книжки, працівник має бути ознайомлений під підпис в особовій картці.
Чинною є типова форма № П-2, затверджена Наказом Держкомстатом і Міноборони від 25.12.2009 № 495/656. Вона має рекомендаційний характер. Підприємець може розробити власну форму особової картки працівника, використовуючи окремі розділи діючої форми. Зокрема, V розділ форми № П-2 зручно використовувати для обліку відпусток, використаних робітником, як того вимагає ст. 10 Закону про відпустки.
Особові справи підприємці ведуть за власним бажанням з метою систематизувати інформацію про працівника та зберегти копії його документів (ксерокс паспорта, диплома, ІПН тощо).
- 8. Графік відпусток
Ч. 4 ст. 79 КЗпП визначено, що порядок надання відпусток визначається графіком відпусток, які доводяться до відома всіх працівників. До обов’язків роботодавця входить повідомлення робітника про початок відпустки за два тижні до цієї дати. Ці положення прописані в ст. 10 Закону про відпустки. Тому підприємці, як і юрособи, мають складати графік відпусток та інформувати працівників під підпис.
- 9. Табель обліку робочого часу
Штрафних санкцій за неведення табелю обліку робочого часу підприємцем не передбачено. Однак наявність документа попередить безліч питань - контролюючих органів та допоможе довести правильність розрахунків, пов’язаних з обліком:
- фактично відпрацьованого часу (в режимі повного, скороченого, неповного робочого часу);
- годин, відпрацьованих понаднормово, у святкові та неробочі дні, у вечірній та нічний час;
- часу, невідпрацьованого з поважних причин (хвороба, відпустка) та прогулів.
Чинною є типова форма № П-5, затверджена Наказом Держкомстатом від 05.12.2008 № 489. Вона має рекомендаційний характер. Роботодавець — ФОП може її спростити, залишивши необхідні показники.
- 10. Заяви працівників про приймання на роботу, звільнення, відпустку
Обов’язку написання заяви щодо приймання на роботу до ФОП — роботодавця в законодавстві не має. Заявами про переведення на іншу роботу, встановлення неповного робочого часу, відмову або згоду на переведення, зміну умов праці й при звільненні радимо не нехтувати. Документи дозволять уникнути питань з боку контролюючих органів та попередити можливі суперечки з працівниками.
- 11. Зарплатні відомості
Розрахунково-платіжні (зарплатні) відомості обов’язково потрібні для того, щоб підтвердити розмір нарахованого доходу, правильність проведених утримань і факт отримання працівником зарплати.
Для складання розрахунково-платіжних відомостей та інших документів по заробітній платі радимо використовувати БукКіпер. Для цих операцій реалізований розділ обліку Персонал, можливості якого дозволяють нараховувати зарплату та доходи фізичним особам за договорами ЦПХ.
Сучасний інструмент бухгалтерського і податкового обліку повністю задовольняє задачі спрощеного обліку ФОП та підприємств малого і середнього бізнесу, дозволяє складати та подавати звітність онлайн до фіскальних служб.
Сервіс постійно оновлюється, додаються нові операції та інструменти. В майбутньому також плануємо розширити функціонал з обліку заробітної плати.
Серед переваг BookKeeper: швидкість безпечність, захищеність даних та мобільність. Оновлення сервісу здійснюється автоматично, без додаткового завантаження файлів.
Долучайтесь до спільноти користувачів БукКіпер: всім даруємо перший місяць безкоштовної роботи!
