У сучасній практиці ведення бізнесу оформлення первинних документів, зокрема рахунків і видаткових накладних, давно не обмежується виключно підписом керівника підприємства. Законодавство дозволяє підприємствам самостійно визначати коло працівників, уповноважених на підписання таких документів, якщо відповідні повноваження належним чином оформлені.
Право на підписання первинних документів безпосередньо пов’язане з організацією бухгалтерського обліку та внутрішнім розподілом функцій на підприємстві. Відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону про бухгалтерський облік підприємство самостійно визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів. Це означає, що керівник може передати право підпису рахунків, видаткових накладних та інших первинних документів не лише бухгалтеру, а й менеджеру з продажу, керівнику складу чи іншому працівнику, якщо його посадові обов’язки пов’язані з відповідними господарськими операціями.
Підтримує складський облік ТМЦ та облік операцій з виробництва, продажів й придбання, основних засобів і необоротних активів, ПДВ і ЗЕД, зарплати, кадрів і розрахунків за договорами ЦПХ, банківських та касових операцій, доходів і витрат.
Містить інтеграції з Приват24 для бізнесу, Mono, ЕДО Вчасно, Paperless, Dubidoc, Вчасно.Каса.
Які умови мають бути виконані для чинності документів
Передача права підпису іншому працівнику не впливає на юридичну силу первинного документа за умови, що сам документ відповідає встановленим вимогам до оформлення. Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік серед обов’язкових реквізитів первинного документа мають бути:
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
- підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.
Таким чином, документ не втрачає чинності лише через те, що його підписав не директор. Важливо, щоб підпис належав уповноваженій особі, а її посада та ідентифікаційні дані були зазначені у документі.
Щоб повноваження працівника не викликали сумнівів у контрагентів або під час перевірок, підприємству варто заздалегідь закріпити їх внутрішніми документами. Закон не встановлює єдиного способу оформлення, тому можна використовувати один або кілька механізмів.
Наказ по підприємству
Керівник може окремим наказом визначити перелік осіб, яким надається право підписувати конкретні первинні документи. Доцільно зазначити перелік документів і межі наданих повноважень.
Посадова інструкція працівника
Право підпису може бути включене до посадових обов’язків працівника та закріплене у його посадовій інструкції. Такий підхід є зручним, якщо підписання документів є постійною частиною роботи.
Довіреність
Якщо працівник представляє підприємство у відносинах із контрагентами або підтверджує його волевиявлення перед третіми особами, додатково може оформлюватися довіреність відповідно до ст. 244–250 ЦКУ.
Особливості делегування права підпису в електронному документообігу
Для електронних документів застосовується той самий підхід до розподілу повноважень, однак підтвердження особи підписанта здійснюється за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Якщо право підпису передається бухгалтеру, менеджеру чи іншому працівнику, така особа повинна використовувати власний КЕП. Передача або використання електронного підпису директора іншими особами не замінює належного оформлення повноважень. Додатково підприємству слід повідомити податкову службу про осіб, яким надано право підпису електронних документів, шляхом подання відповідного повідомлення за формою J1391104.
Кого доцільно визначати підписантом первинних документів
Законодавство не містить вичерпного переліку посад, які можуть підписувати рахунки або видаткові накладні. Водночас доцільно надавати такі повноваження працівникам, які безпосередньо беруть участь у здійсненні господарської операції.
Керівник складу (комірник) – може бути підписантом видаткових накладних, оскільки відповідає за передачу товару та контроль складських операцій.
Менеджер з продажу – може підписувати документи, пов’язані з реалізацією, якщо супроводжує продаж і відповідає за його документальне оформлення.
Бухгалтер – може підписувати рахунки та окремі фінансові документи в межах визначених внутрішніх повноважень.
Отже, підприємство має право делегувати підписання рахунків, видаткових накладних та інших первинних документів не лише директору, а й іншим працівникам. Вирішальне значення має не посада підписанта, а належне оформлення його повноважень і дотримання вимог до оформлення самого документа.
