Передача благодійної та гуманітарної допомоги сьогодні є системною частиною роботи багатьох організацій в Україні – від благодійних фондів і громадських об’єднань до бізнесу, який долучається до підтримки цивільних і військових потреб. Але разом із цим зростає й навантаження на облік: кожна передача товарів або матеріалів потребує правильного відображення в бухгалтерських проведеннях і, що не менш важливо, коректного оформлення первинних документів.
Найчастіша складність на практиці – це різні вимоги до оформлення залежно від типу допомоги. Благодійна і гуманітарна допомога можуть вимагати різних друкованих форм, і ручний вибір шаблонів часто призводить до помилок або зайвих операцій. Щоб усунути цю проблему, в операції «Надання благодійної допомоги» реалізовано єдиний механізм, який автоматизує весь процес: від обліку до формування правильного акта.
Єдина операція для різних видів допомоги
У межах одного документа користувач може оформлювати різні види передачі матеріальних цінностей. Під час створення операції обирається вид видатків, від якого залежить і бухгалтерське відображення, і друкована форма документа.
У BookKeeper підтримуються такі варіанти:
- благодійна допомога;
- гуманітарна допомога;
- допомога військового характеру та інші.
Такий підхід дозволяє вести облік благодійної допомоги та облік гуманітарної допомоги в єдиному логічному процесі, без дублювання документів і ручного налаштування проводок.
Рис. 1. Надання благодійної та гуманітарної допомоги
Автоматичне формування акта благодійної або гуманітарної допомоги
Раніше користувачам був доступний лише один тип друкованої форми – Акт прийому-передачі благодійної допомоги. У випадках, коли операція стосувалася гуманітарної допомоги, форму доводилося підбирати або адаптувати вручну. Тепер цей процес повністю автоматизовано.
Якщо у документі обрано вид видатків «Гуманітарна допомога», система автоматично формує відповідний Акт прийому-передачі гуманітарної допомоги. Якщо обрано «Благодійна допомога» - створюється Акт прийому-передачі благодійної допомоги.
Користувач не обирає шаблон вручну – система самостійно підбирає правильну форму відповідно до суті операції. Це мінімізує ризик помилок і забезпечує коректне документальне оформлення гуманітарної допомоги та благодійних операцій.
Оформлення передачі допомоги може відбуватися кількома способами, залежно від процесів організації: автоматично на підставі проведеного Листа-замовлення на отримання допомоги або вручну, обравши відповідний документ в розділі «Запаси». У документі користувач вказує ключові параметри операції: отримувача (бенефіціара), склад, з якого списуються товари, вид видатків, перелік товарно-матеріальних цінностей і їх кількість.
Для прискорення роботи номенклатура може бути можна імпортувати з Excel або заповнити на підставі інших документів, наприклад Прибуткової накладної. Вартість ТМЦ система зазначає автоматично, на підставі даних обліку із застосуванням методу FIFO.
Рис. 2. Акт прийому-передачі гуманітарної допомоги
Оформлення гуманітарної допомоги
Гуманітарна допомога в Україні має особливий правовий статус та передається для задоволення потреб осіб, які постраждали внаслідок надзвичайних ситуацій, воєнних дій чи інших обставин, що потребують соціальної підтримки. Саме тому важливо забезпечити належне документальне підтвердження факту передачі такої допомоги.
Використання спеціалізованої форми Акта прийому-передачі гуманітарної допомоги допомагає організаціям підтримувати впорядкований документообіг та спрощує підготовку звітності щодо отриманих і переданих ресурсів.
Для друкованих форм передбачено окрему вкладку, де можна вказати інформацію про представників сторін, місце складання документа та інші реквізити. Під час друку або збереження документа користувач також може обрати відповідний варіант форми для різних категорій отримувачів допомоги, зокрема військових або цивільних осіб.
Підтримує складський облік ТМЦ та облік операцій з виробництва, продажів й придбання, основних засобів і необоротних активів, ПДВ і ЗЕД, зарплати, кадрів і розрахунків за договорами ЦПХ, банківських та касових операцій, доходів і витрат.
Містить інтеграції з Приват24 для бізнесу, Mono, ЕДО Вчасно, Paperless, Dubidoc, Вчасно.Каса.
BookKeeper допомагає автоматизувати не лише облік благодійної діяльності, а й оформлення первинних документів. Система самостійно визначає потрібну друковану форму залежно від виду допомоги, що дозволяє скоротити час на підготовку документів та забезпечити коректне оформлення передачі благодійної й гуманітарної допомоги.
