Сектор неурядових та благодійних організацій в Україні стрімко зростає. Обсяги допомоги, кількість програм, донорів і вимог до звітності за останні роки зросли кратно. Разом із цим ускладнилася й операційна діяльність: більше фінансових потоків, складніші бюджети, жорсткіші вимоги до прозорості та контролю.
У таких умовах ручні процеси або «зоопарк» із різних, не пов’язаних між собою систем перестають бути ефективними. Вони гальмують роботу, створюють додаткове навантаження на команди й підвищують ризики помилок. Саме в цей момент автоматизація перестає бути опцією «на майбутнє» і стає необхідністю.
BookKeeper: більше, ніж бухгалтерія
Компанія BookKeeper працює на українському ринку з 2018 року. Сьогодні її добре знають як сервіс для бухгалтерського та податкового обліку – BookKeeper, яким користуються понад 12 тисяч клієнтів. Водночас це лише частина екосистеми рішень компанії.
Підтримує складський облік ТМЦ та облік операцій з виробництва, продажів й придбання, основних засобів і необоротних активів, ПДВ і ЗЕД, зарплати, кадрів і розрахунків за договорами ЦПХ, банківських та касових операцій, доходів і витрат.
Містить інтеграції з Приват24 для бізнесу, Mono, ЕДО Вчасно, Paperless, Dubidoc, Вчасно.Каса.
Другий продукт – система управлінського обліку Nova Era – активно розвивається та використовується у складніших сценаріях управління бізнесом і організаціями. Усі рішення BookKeeper створюються на власній платформі A2V10, яка є Open source. На її основі також розвиваються афілійовані продукти, зокрема QELA – платформа для створення спільнот, залучення прихильників і управління волонтерами.
Окремий напрям роботи компанії – кастомні проєкти автоматизації у фінтеху, OpenData, енергетиці, агросекторі, фармацевтиці та NGO. Ключовий підхід BookKeeper – не продаж «коробкових» рішень, а побудова цілісних систем, які враховують реальні процеси замовника.
Чому автоматизація в НГО – це окремий виклик
Неприбуткові організації мають специфіку, яка робить автоматизацію складнішою, ніж у класичному бізнесі. Це, зокрема:
- велика кількість донорів із різними вимогами до звітності;
- індивідуальні формати фінансових і програмних звітів;
- географічна розгалуженість і робота в багатьох регіонах;
- підвищена потреба в прозорості, контролі та довірі.
Кожен донор може мати власну логіку обліку, калькуляцій і розподілу витрат. Без системного підходу це призводить до фрагментованих процесів, дублювання роботи та перевантаження фінансових команд.
Кейс фонду «Право на захист»
Одним із показових прикладів такої трансформації став проєкт автоматизації для Благодійного фонду «Право на захист» .
Фонд є однією з провідних правозахисних організацій в Україні. Він працює у 22 областях, реалізує понад 15 програм допомоги та з початку повномасштабного вторгнення надав підтримку більш ніж 3 мільйонам внутрішньо переміщених осіб. Бюджет фонду за 2024 рік перевищив 40 мільйонів доларів, а команда налічує понад 1000 спеціалістів.
Місія фонду – захист людей, які постраждали від воєн, катастроф і вимушених переміщень, та сприяння системним змінам для запобігання повторенню таких ситуацій.
У 2023 році фонд зіткнувся з типовою для великих НГО ситуацією: стрімке зростання діяльності випереджало можливості наявних інструментів. Використовувалося кілька CRM-систем, які не були гнучкими та не покривали всі процеси. Фінансовий облік вимагав значної ручної роботи, а частину даних доводилося вести паралельно в різних системах.
Це ускладнювало контроль витрат, уповільнювало звітність і створювало подвійне навантаження на фінансову команду.
Як будували рішення: партнерський підхід
Проєкт будувався як партнерство. Фонд «Право на захист» має глибоку експертизу в роботі з донорами та наданні послуг, а BookKeeper – у розробці ERP-рішень і систем управління.
Після спільного аналізу процесів було сформовано функціональні вимоги та визначено два пріоритетні напрями:
- управління фінансами, бюджетами та контролем витрат;
- CRM-частина для обліку бенефіціарів.
Так з’явилася система Helpi, яка поступово впроваджується як єдине середовище управління діяльністю фонду.
Впровадження не було простим – і це важлива частина історії.
Серед ключових викликів:
- стандартизація звітності, адже кожен донор мав власні вимоги;
- адаптація персоналу до нової системи та нових підходів;
- зміна вимог «на ходу», коли зафіксовані процеси виявлялися іншими в реальності;
- подвійне навантаження, коли певний час фінансовий відділ працював паралельно в двох системах.
Ці виклики вимагали гнучкості, постійної комунікації та поетапного впровадження.
Результати після впровадження фінансового модуля Helpi
Запуск фінансового модуля став переломним моментом. Фонд отримав стандартизований підхід до управління фінансами та новий рівень контролю:
- управління витратами в реальному часі для менеджерів, бухгалтерів і керівників проєктів;
- деталізований облік за донорами, проєктами та регіонами;
- автоматичну обробку понад 4000 банківських виписок щомісяця;
- понад 20 типів фінансових звітів для донорів, аудиторів і менеджменту;
- централізацію всіх даних в одній системі;
- зростання продуктивності без розширення штату.
Фінансовий модуль став основою для подальшої аналітики та розвитку інших модулів, зокрема CRM обліку бенефіціарів і зв’язку між фінансовими даними та фактично наданими послугами.
Автоматизація як стратегія стійкості
Цей кейс показує: автоматизація – це не про скорочення людей. Вона про вивільнення часу, підвищення якості процесів і зміцнення довіри донорів.
Для неприбуткових організацій автоматизація стає стратегічною інвестицією в прозорість, ефективність і довгострокову стійкість. Починати можна з невеликих кроків – головне робити це системно.
У світі, де виклики зростають, технології дають змогу організаціям працювати краще, швидше й якісніше. І саме зараз – найкращий час, щоб закласти цю основу на майбутнє.
