Майже немає підприємства, яке б у своїй діяльності не використовувало літературу. І перед бухгалтером постає питання — як обліковувати книги, журнали, періодичні видання?
Існує декілька способів обліку літератури, вибір якогось з них залежить від:
- термін «цінності» літератури
- чи відповідає література КВЕДу підприємства
- чи створюватиметься/створена на підприємства бібліотека.
В Інструкції 291 є субрахунок 111 «Бібліотечні фонди», на якому ведеться облік наявності та руху літератури. Одночасно, Закон «Про бібліотеки та бібліотечну справу» дає визначення:
Бібліотечний фонд — упорядковане зібрання документів, що зберігається в бібліотеці.
Бібліотека — інформаційний, культурний, освітній заклад (установа, організація) або структурний підрозділ, що має упорядкований фонд документів, доступ до інших джерел інформації та головним завданням якого є забезпечення інформаційних, науково-дослідних, освітніх, культурних та інших потреб користувачів бібліотеки.
Із закону випливає, що поява бібліотечних фондів вимагає створення бібліотеки із штатною одиницею — бібліотекаром або упорядником.
Отже, субрахунок 111 застосовують, коли на підприємстві створено місце упорядкованого зберігання бібліотечних фондів (бібліотека).
В релізі БукКіпер від 18 серпня з’явилась можливість обліку саме бібліотечних фондів.
При створенні картки об’єкта обліку вказується вид — Інші необоротні матеріальні активи.
Рис. 1. Картка об’єкта обліку
Відповідно до пп. 14.1.138 ПКУ, вартість бібліотечних фондів не підлягає амортизації. Також до цього об’єкта обліку не встановлені мінімально допустимі строки їх корисного використання.
В операції введення в експлуатацію бібліотечного фонду можна вказати довільний термін користування, одночасно обравши відповідну групу — бібліотечні фонди.
Рис. 2. Введення в експлуатацію об’єкта бібліотечного фонду
Для розрахунку амортизації об’єкт бібліотечного фонду не застосовуватиметься.
Рис. 3. Відомість амортизації
Коли об’єкт бібліотечного фонду втрачає цінність, його списують Актом списання необоротних активів.
Рис. 4. Вибуття (ліквідація) необоротних активів
Облік інших необоротних матеріальних та нематеріальних активів в БукКіпер
Якщо бібліотеки немає, то літературу можна класифікувати як будь-який інший матеріальний, або нематеріальний актив. В бухгалтерському сервісі BookKeeper алгоритм введення в експлуатацію іншого матеріального активу такий самий, як і бібліотечного фонду, за виключенням, що потрібно вказати групу ОЗ — Інші необоротні матеріальні активи (рахунок 117). На таку групу амортизація нараховуватиметься щомісячно прямолінійним методом.
Електронні книжки, які відповідають критеріям нематеріальних активів, обліковують в бухгалтерській програмі БукКіпер за рахунком 127 «Інші нематеріальні активи».
Облік періодичних видань в хмарній бухгалтерії BookKeeper
Якщо говорити про періодичні видання, то в більшості термін їх цінності складає не більше 1 року, а витрати на придбання таких видань відносяться до витрат періоду. Періодика за передплатою відноситься до 39 рахунку, а в періоді отримання примірника видання, його вартість списується на 23, 92, 93, 949 ( в залежності від тематичного спрямування періодики).
Якщо підприємство вважає, що цінність періодики може бути більше одного року, то видання можна віднести до необоротних активів.
