Бізнес усе частіше відмовляється від зайвих кроків у документообігу. Те, що раніше вимагало кількох документів, дублювання даних і ручного контролю оплат, сьогодні може працювати як один безперервний процес. У Bookkeeper цей підхід вже реалізований на практиці: через новий формат документа та інтеграцію з Інвойсингом Приват24 для бізнесу.
Що змінилося в правилах гри
Ще донедавна стандартний сценарій виглядав досить знайомо для більшості компаній. Спочатку ми виставляли рахунок, потім окремо готували акт виконаних робіт, чекали на підписи з обох сторін, і вже після цього починався контроль оплат. Навіть у цифровому вигляді цей ланцюжок залишався розірваним, де кожен етап забирав час і створював ризик помилки.
Останні законодавчі зміни дали бізнесу більше гнучкості у роботі з первинними документами.
Тепер у низці випадків підхід може бути значно простішим:
- не обов’язкові окремий акт і рахунок як два документи;
- достатньо документа, підписаного виконавцем;
- підтвердження надання послуг може здійснюватися через інвойс або рахунок-акт (якщо це передбачено договором).
Фактично це відкрило можливість скоротити шлях від надання послуги до її оплати – без втрати юридичної коректності процесу.
Рахунок-акт та інтеграція з Інвойсингом від Приват24 для бізнесу
У відповідь на ці зміни в Bookkeeper з’явився новий формат документа – Рахунок-акт. Це універсальний документ, який одночасно містить опис послуг, період їх надання, суму та всі необхідні реквізити первинного документа. Фактично, ви замінюєте два окремих файли одним, що автоматично зменшує кількість механічних помилок та позбавляє потреби двічі вводити ті самі дані.
Рис. 1. Рахунок-акт в Буккіпер
Сама по собі поява нового документа – це лише половина справи. Справжня магія починається на етапі оплати завдяки інтеграції з Інвойсингом Приват24 для бізнесу. Тепер ваш Рахунок-акт передається в банк автоматично. Клієнту більше не потрібно копіювати довгі IBAN-номери чи призначення платежу – він отримує готову платіжну форму і може закрити питання оплати в кілька кліків.
Підтримує складський облік ТМЦ та облік операцій з виробництва, продажів й придбання, основних засобів і необоротних активів, ПДВ і ЗЕД, зарплати, кадрів і розрахунків за договорами ЦПХ, банківських та касових операцій, доходів і витрат.
Містить інтеграції з Приват24 для бізнесу, Mono, ЕДО Вчасно, Paperless, Dubidoc, Вчасно.Каса.
Додатково контрагент автоматично отримує push-сповіщення про новий вхідний документ у Приват24 для бізнесу. Це допомагає не пропустити рахунок і скорочує час до оплати, що особливо важливо сьогодні, коли дедалі більше користувачів працюють із мобільного застосунку.
Для вас це означає повну прозорість: ви бачите весь шлях документа в режимі реального часу – від моменту створення та підписання КЕП до фактичного надходження коштів на рахунок.
У підсумку весь процес виглядає значно простіше і логічніше:
- Створюється Рахунок-акт у Bookkeeper.
- Документ передається в Інвойсинг Приват24 для бізнесу та підписується КЕП.
- Контрагент отримує push-сповіщення про новий документ, відкриває готову платіжну форму та підтверджує оплату.
Один документ у цьому ланцюжку фактично замінює одразу три ролі – підтвердження надання послуг, рахунок і платіжну інструкцію.
Рис. 2. Інвойсинг від Приват24 для бізнесу
Що це дає бізнесу
Це рішення – не просто чергова «зручна фішка», а спосіб кардинально прискорити фінансовий цикл компанії:
- Менше ручної роботи – один документ замість кількох, без дублювання даних.
- Швидка оплата – готова платіжна форма та push-повідомлення допомагають клієнту оперативно побачити документ і здійснити оплату.
- Менше помилок – реквізити та суми автоматично передаються між Bookkeeper і Приват24 для бізнесу без ручного введення.
- Повний контроль – статус документа та оплати можна відстежувати на кожному етапі.
Такий підхід ідеально підходить для ФОПів, IT-компаній, маркетингових агенцій, консалтингових та інших сервісних бізнесів, де швидкість документообігу безпосередньо впливає на швидкість отримання коштів.
Світ рухається в бік мінімалізму в адмініструванні, і законодавство дало нам для цього всі інструменти. Bookkeeper разом із Приват24 для бізнесу просто перетворили цю можливість на зручний щоденний алгоритм: менше дій, менше документів – швидший результат. І спробувати цей формат у роботі можна вже зараз.
