Карантин, противовирусные мероприятия, финансовый кризис и другие вызовы уже изменили жизнь украинцев. Но эти проблемы не повод для того, чтобы закрыть бизнес, накупить гречки и сидеть дома без работы. Мы уверенны, что эти факторы лишь ускоряют развитие уже существующих трендов, которые в будущем положительно повлияют на бизнес.
Последнее десятилетие наблюдается изменение в поведении потребителей: люди переходят из оффлайна на покупки через интернет. В Украине в 2019 году продажи интернет-магазинов выросли на 25%, а количество заказов еды через Glovo увеличилась 23% по сравнению с прошлым годом. И хотя часть online-ритейла в Украине оценивается от 3 до 5%, в мировом сообществе интернет-продажи охватывают более 18% от всего рынка. Мир все быстрее движется в сторону виртуализации бизнес-процессов.
COVID-19 лишь ускоряет эти тенденции. Так, 41% опрошенных в городах Украины с населением 50 000 и более утверждают, что у них есть опыт заказов доставки еды онлайн. При этом 9% стали пользоваться доставкой чаще в течение последней недели в связи с пандемией. Заказы по доставке еды через сервис Glovo только за первые дни карантина выросли вдвое, и все больше покупок совершаются онлайн.
Настроения потребителей изменились и в других странах мира. Например, за последние две недели продажи онлайн во Франции выросли на 87%, в Италии - на 82%, в Испании — на 62%.
Хотья большинство украинских компаний предпочитает работать в офисе, сейчас уже появляются и такие, которые переносят работу на удаленку, в так называемую «виртуальную организацию». Не существует и компаний, которые не имеют интернет-магазин (свой или на Promo и Rozetka). Поэтому можно сказать, что украинский бизнес уверенно подхватывает мировые тренды.
Создавая бизнес-продукты БукКипер, мы изначально ориентировались на то, чтобы наши клиенты имели возможность минимизировать обязательное присутствие персонала в офисе. Надеемся, что наши рекомендации, обоснованные собственным и опытом наших клиентов сегмента SMB, смогут вам помочь при переходе на частичную «виртуальную организацию».
Главное помнить — полностью виртуализировать каждый бизнес невозможно. Производство, логистика, строительство и другие отрасли, где действительно необходим живой труд людей, не могут быть переведены в интернет. Торговля также потребует работы складских работников и службы доставки. Но даже в таком случае часть бизнес-процессов возможно вынести в виртуальную плоскость. В частности:
- Документооборот (подписание договоров, составление первичных документов)
- Учет
- Продажи
Теперь подробнее
1. Документооборот
Если компания небольшая, то даже сервисов Google будет достаточно (электронная почта Gmail, GoogleDocs, GoogleDisk). Можно использовать и сервисы Microsoft, например, MS Office 365 (большинство из них — платные). С помощью указанных сервисов можно организовать работу 10 офисных работников для составления документов и договоров.
Совещания можно проводить с помощью Skype, Hangouts, Google Meet, Zoom и других аналогичных сервисов.
Для наложения электронно-цифровой подписи и обмена подписанными документами с внешними контрагентами можно использовать облачные сервисы Вчасно и ПриватБанковский Paperless. Большинство функций этих сервисов бесплатные.
Задачи и контроль за их исполнением:
Распределять рабочие задачи в команде и контролировать их выполнение можно с помощью специализированных облачных сервисов, например, Jira, Asana и др. К тому же, для небольших команд сервисы бесплатные.
2. Учет
В сервисе БукКипер вы сможете вести бухгалтерский, налоговый и оперативный учет. Программу не нужно устанавливать на компьютер или на офисный сервер. BookKeeper работает через подключение к интернет. Это позволяет создать и провести в бухгалтерской программе документ из любого города Украины — Киева, Луцка, Ровно, или Ивано-Франковска.
Одновременно можно настроить сотрудникам права доступа к операциям и документам базы так, чтобы менеджеры выписывали счета и накладные, бухгалтер рассчитывал зарплату, загружал банковские выписки, вел учет НДС, составлял отчетность, а руководитель (владелец) имел доступ к просмотру всех документов и контролировал финансовое состояние компании.
С помощью программ онлайн обмена документами с внешними партнерами (с помощью Вчасно, Paperless), необходимость в классической почтовой корреспонденции исчезает.
3. Продажи
Интернет-магазин, который самостоятельно продает — это мечта, но, к сожалению, недостижимая. Чтобы этот инструмент работал, нужно вкладывать деньги в продвижение, как самого магазина, так и отдельных позиций.
Но, возможно, эти расходы не целесообразны, и вам хватит площадки на Prom.ua или Rozetka? А может, ваши товары (услуги) будут лучше продаваться на LandingPage или на страницах в Facebook и/или в Instagram?
Эти вопросы решаются индивидуально, их решение зависит от товарных групп, опыта, бюджета. Но самые простые шаги можно сделать уже сейчас и без лишних затрат.
Вывести процесс продаж на новый уровень позволяют CRM-системы. Сейчас есть множество систем (в основном это облачные сервисы), которые помогают автоматизировать процесс работы с клиентом, контролировать выполнение задач по каждой сделке, избегать потерь клиентов.
Иногда для система CRM нужно подключить облачную АТС (например, Binotel) — для переключения задач между менеджерами и/или специалистами.
Для презентаций и совещаний с заказчиком можно использовать Skype.
Не забываем и про кибербезопасность
Для поддержки бизнес-процессов и удаленной работы большинство компаний сейчас подключают своих работников к офисным серверам. Но не забывайте, вы подключаете домашние компьютеры, которые, как правило, не имеют необходимой защиты, на них могут быть установлены «пропатченные» Windows и Office, множество игрушек и других программ. Некоторые из них могут иметь вредные «закладки» (вирусы, троянские программы и прочее). Чтобы защитить свои серверы и базы данных обязательно консультируйтесь со специалистами, или со своим системным администратором.
Использование облачных сервисов безопаснее. С преимуществами облачного размещения программ можно ознакомиться здесь.
Тему виртуализации, даже самого маленького бизнеса, невозможно охватить в одной статье. Ведь многое зависит от деятельности компании, сферы бизнеса, количества и специализации персонала, а также других факторов. Надеемся, наши рекомендации стали тем «триггером», который дал толчок не останавливать рабочие процессы в условиях карантина и вывести бизнес в «облако».
Если вам нужна консультация, как перенести бизнес в виртуальное пространство плоскость — наши специалисты и партнеры готовы помочь. Пишите свои кейсы на нашей странице в Facebook, и мы попробуем их решить.
