Мы уже писали про управленческий учет, и чем отличается от бухгалтерского учета. А вот зачем он руководителю и собственнику малого бизнеса? Ведь контролировать предприятие и персонал — это не следить за каждым шагом сотрудника или смотреть в камеру видеонаблюдения, и не самому бегать по складу считать упаковки товара.
Мы не будем «закапываться» в глубины менеджмента и рассматривать стратегический или операционный контроллинг, а просто поговорим о будничной работе управленца (менеджера). Что в простейшем случае должен контролировать менеджер? Деньги (их движение и остаток), остатки товара, задолженность клиентов… Такой контроль в BookKeeper возможен с помощью стартового DashBoard: где бы не находился руководитель он может в режиме online проконтролировать основные показатели деятельности предприятия.
А если «копнуть глубже»? Что должен делать руководитель и зачем ему учет?
Суть управления доступно описал еще в 1970-х годах доктор Деминг и назвал это Цикл PDCA (англ. «Plan-Do-Check-Act» — планирование-действие-проверка-корректировка).
Методология PDCA представляет собой простейший алгоритм действий руководителя по управлению процессом и достижению его целей.
Планирование
установление целей и процессов, необходимых для достижения целей, планирование работ по достижению целей процесса и удовлетворения потребителя, планирование выделения и распределения необходимых ресурсов.
Выполнение
выполнение запланированных работ.
Проверка
сбор информации и контроль результата на основе ключевых показателей эффективности (KPI), получившегося в ходе выполнения процесса, выявление и анализ отклонений, установление причин отклонений.
Воздействие (управление, корректировка)
принятие мер по устранению причин отклонений от запланированного результата, изменения в планировании и распределении ресурсов.
В контексте оперативного учета мы остановимся на пунктах выполнение и проверка, и на примере нашего заказчика разберем конкретный кейс, который построен на механизме учета по проектам, заложенном в BookKeeper.
Планирование: В рамках планирования квартала было решено запустить новую товарную группу, и для этого это был создан новый проект. Было запланировано продать ХХХ единиц товара на сумму YYYY в течении квартала. План был расписан по менеджерам по продажам (три менеджера). Под этот проект были выделены средства на закупку товара, создание landingpage и их рекламу в интернете, ну и, конечно, бонус менеджерам по продажам, который зависел от выполнения личного плана продаж.
В упрощенном виде план имел вид:
Исходя из опыта руководитель определил, что для достижения запланированных показателей каждый менеджер по продажам должен выставлять, в среднем, по три счет-фактуры в день, со средней суммой счёта в ХХХХ грн.
Контроль: Старт проекта начался с создания landingpage, на которую потратили ровно запланированную сумму.
Продажи с помощью рекламы в интернете в первый месяц проекта превысили план на 10%, а в последующие месяцы составили соответственно 50% и 30% от запланированного.
Каждый день руководитель просто отслеживал количество и суммы выставленных счетов в рамках проекта, а также оплаты по ним.
Анализ расходов по проекту:
Анализ продаж в первый месяц:
Анализ оборотности запасов (скорости реализации нового товара):
Анализ прибыльности нового товара в 1 месяце продаж:
Итоговая таблица по месяцу имела вид:
При расхождении плана и факта по неделе, с менеджерами обсуждались причины отклонения (как в большую, так и в меньшую сторону) и проводились корректирующие мероприятия (дать больше рекламы, изменить ключевые слова в рекламе, мотивировать менеджера на большую активность и др.)
Андрей О., зам. директора: «За счет применения online решения BookKeeper мы смогли оперативно отслеживать состояние нашего проекта, вовремя применять корректирующие действия и вывести проект в «плюс» невзирая на кризис, карантин и прочие напасти.
Честно говоря я особо не верил, что с помощью простой «бухгалтерской программы» можно осуществлять управленческий контроль. Мы смотрели разные решения BAS (они же 1С), смотрели SAP B1, где все автоматизировано от планирования и план-фактного анализа до ведения операционной деятельности. Однако и стоимость таких решений превышает десятки тысяч долларов, что в текущее время, предприятие не может себе позволить. В BookKeeper нет планирования и план-фактного анализа. Но мы не корпорация, поэтому на планирование проекта в Excel, использование оперативных данных в BookKeeper и проведение план-фактного анализа с раздачей «розовых слонов и подводных лодок» исполнителям занимает всего 30 минут. А то что система «облачная» и доступна online из любого места — позволяет персоналу работать удаленно, а менеджменту оперативно реагировать на любые изменения.».
Онлайн размещение бухгалтерской программы позволяет менеджеру в любое время и в любом месте — даже в командировке во Львове или Одессе — создать необходимые документы. База документов хранится на надежно защищенных облачных серверах компании Microsoft. Таким образом, полностью исключается риск взлома базы, похищения информации или изъятия документов «маски шоу».
Бесспорным преимуществом БукКипер также является и то, что база отражает не бухгалтерскую, а именно экономическую суть созданных операций и документов. Это позволяет работать в программе широкому кругу пользователей, даже тем, кто не владеет бухгалтерскими терминами.
Все налоговые отчеты заполняются автоматически на основании проведенных операций. И необходимость нанимать в штат бухгалтера отпадает. Большинство клиентов BookKeeper самостоятельно проводят в программе операции и составляют без проблем отчеты.
Для пользователей работает бесплатная служба поддержки, куда можно обратиться за консультацией по работе с программой.
Все новые пользователи имеют месяц бесплатного учета в БукКипер.
