fbpx

Менеджмент та управлінський облік на невеликому підприємстві

Менеджмент та управлінський облік на невеликому підприємстві. Програма для обліку БукКипер

Ми вже писали про управлінський облік , і чим відрізняється від бухгалтерського обліку. А ось навіщо він керівнику і власнику малого бізнесу? Адже контролювати підприємство і персонал — це не стежити за кожним кроком співробітника або дивитися в камеру відеоспостереження, і не самому бігати по складу перераховувати товарні залишки.

Ми не будемо «закопуватися» в глибини менеджменту і розглядати стратегічний або операційний контролінг, а просто поговоримо про буденну роботу управлінця (менеджера). Що в найпростішому випадку повинен контролювати менеджер? Гроші (їх рух і залишок), залишки товару, заборгованість клієнтів... Цей контроль в BookKeeper можливий за допомогою стартового DashBoard: де б не перебував керівник, він може в режимі online проконтролювати основні показники діяльності підприємства.

Актуальна інформація про грошові кошти та зоборгованість в програмі для оперативного обліку БукКіпер

А якщо «копнути глибше»? Що повинен робити керівник і навіщо йому облік?

Суть управління описав ще в 1970-х роках доктор Демінг і назвав це Цикл PDCA (англ. «Plan-Do-Check-Act» — планування-дія-перевірка-коригування).

Цикл управління підприємством

Методологія PDCA є простим алгоритмом дій керівника по управлінню процесом і досягнення його цілей.

Планування

встановлення цілей і процесів, необхідних для досягнення цілей, планування робіт по досягненню цілей процесу і задоволенню споживача, планування виділення і розподілу необхідних ресурсів.

Виконання

виконання запланованих робіт.

Перевірка

збір інформації та контроль результату на основі ключових показників ефективності (KPI), отриманого в ході виконання процесу, виявлення та аналізу відхилень, встановлення причин відхилень.

Вплив (управління, коригування)

вжиття заходів щодо усунення причин відхилень від запланованого результату, зміни в плануванні та розподілі ресурсів.

В контексті оперативного обліку ми зупинимося на пунктах виконання та перевірка, і на прикладі нашого замовника розберемо конкретний кейс, який побудований на механізмі обліку за типовими проектами, закладеному в BookKeeper.

Онлайн-сервіс BOOKKEEPER
Програма для бухгалтерського, податкового та оперативного обліку ФОП, юридичних осіб на неприбуткових організацій. Облік грошових коштів, товарів, робіт та послуг. Облік взаєморозрахунків з вітчизняними та іноземними контрагентами. Інтеграція з Приват24 для бізнесу та онлайн-обмін банківськими документами. Завантаження банківських виписок у форматі DBF. Автоматичне заповнення податкових звітів на підставі проведених операцій.

Планування: В рамках планування кварталу було вирішено запустити нову товарну групу, і для цього був створений новий проект. Було заплановано продати ХХХ одиниць товару на суму YYYY протягом кварталу. План був розписаний по менеджерам з продажу (три менеджери). Під цей проект були виділені кошти на придбання товару, створення landingpage та їх рекламу в інтернеті, ну і, звичайно, бонус менеджерам з продажу, який залежав від виконання особистого плану продажів.

У спрощеному вигляді план мав вигляд:

Виходячи з досвіду керівник визначив, що для досягнення запланованих показників кожен менеджер з продажу повинен виставляти, в середньому, по три рахунки в день, з середньою сумою рахунку в ХХХХ грн.

Контроль: Старт проекту почався зі створення landingpage, на яку витратили рівно заплановану суму.

Продажі за допомогою реклами в інтернеті в перший місяць проекту перевищили план на 10%, а в наступні місяці склали відповідно 50% і 30% від запланованого.

Кожен день керівник просто відстежував кількість та суми виставлених рахунків в рамках проекту та оплати по них.

Аналіз витрат по пректу:

Аналіз витрат на проект

Аналіз продажів в перший місяць:

Аналіз продажів за 1 місяць

Аналіз оборотності запасів (швидкості реалізації нового товару):

Аналіз оборотності товарів в програмі для обліку БукКіпер

Аналіз прибутковості нового товару в 1-му місяці продажів:

Аналіз прибутковості нового товару в програмі для оперативного обліку БукКіпер

Підсумкова таблиця за місяць мала вигляд:

Підсумкова таблица продажів за місяць

При розбіжності плану і факту по тижню, з менеджерами обговорювалися причини відхилення (як в більшу, так і в меншу сторону) та проводилися коригувальні заходи (дати більше реклами, змінити ключові слова в рекламі, мотивувати менеджера на більшу активність та ін.)

Андрій О., зам. директора: «За рахунок застосування online рішення BookKeeper ми змогли оперативно відстежувати стан нашого проекту, вчасно застосовувати коригувальні дії і вивести проект в «плюс»? незважаючи на кризу, карантин і інші напасті.

Чесно кажучи я особливо не вірив, що за допомогою простої «бухгалтерської програми» можна здійснювати управлінський контроль. Ми дивилися різні рішення BAS (вони ж 1С), дивилися SAP B1, де все автоматизовано від планування і план-фактного аналізу до ведення операційної діяльності. Однак і вартість таких рішень перевищує десятки тисяч доларів, що в даний час, підприємство не може собі дозволити. У BookKeeper немає планування і план-фактного аналізу. Але ми не корпорація, тому на планування проекту в Excel, використання оперативних даних в BookKeeper і проведення план-фактного аналізу з роздачею «рожевих слонів і підводних човнів» виконавцям займає всього 30 хвилин. А те що система «хмарна» і доступна online з будь-якого місця — дозволяє персоналу працювати віддалено, а менеджменту оперативно реагувати на будь-які зміни.».

Онлайн розміщення БукКіпер дозволяє менеджеру в будь-який час і в будь-якому місці — навіть на зустрічі з клієнтом — створити необхідні документи. База документів зберігається на надійно захищених хмарних серверах компанії Microsoft. Таким чином, повністю виключається ризик злому бази, викрадення інформації або вилучення документів «маскі-шоу».

Безперечною перевагою БукКіпер також є і те, що база відображає не бухгалтерську, а саме економічну суть створених операцій і документів. Це дозволяє працювати в програмі широкому колу користувачів, навіть тим, хто не володіє бухгалтерськими термінами.

Всі податкові звіти заповнюються автоматично на підставі проведених операцій. І необхідність наймати в штат бухгалтера відпадає. Більшість клієнтів BookKeeper самостійно проводять в програмі операції і складають без проблем звіти.

Для користувачів працює безкоштовна служба підтримки, куди можна звернутися за консультацією по роботі з програмою.

Усі нові зареєстровані користувачі мають місяць безкоштовного обліку в БукКіпер.

Тематичні публікації

Скасовано Книги обліку доходів (доходів і витрат) які наслідки для платників ЄП. Онлайн програма для обліку ФОП БукКіпер
Скасовано Книги обліку доходів (доходів і витрат): які наслідки для платників ЄП?
Закон, що скасував обов’язкове ведення Книги ФОП, приніс більше несподіванок, ніж очікувалось. Адже з 01.01.2021 Книга обліку буде скасована не тільки для ФОП 1, 2 та 3 груп (які не є платниками ПДВ), але й для ФОП 3 групи — платників ПДВ.
Автоматизовано робоче місце касира для роботи з фіскальними реєстраторами ІКС-МАРКЕТ
Автоматизовано робоче місце касира для роботи з фіскальними реєстраторами ІКС-МАРКЕТ
Bookkeeper SaaS продовжує розвивати функціонал, який дозволяє нашим користувачам автоматично проводити роздрібні продажі в бухгалтерській програмі. Зокрема, робоче місце касира вже автоматизовано для роботи з фіскальними реєстраторами ІКС-МАРКЕТ.
Навіщо ФОПу бухгалтер, якщо є онлайн сервіс BookKeeper
Навіщо ФОПу бухгалтер, якщо є онлайн сервіс BookKeeper?
Як вважаєте, скільки часу потрібно ФОП на те, щоб самому вести облік своєї діяльністі? Чи можливо це взагалі — не залучаючи бухгалтера-аутсорсера, скласти самостійно декларацію з ЄП?
Адреса

01010, м. Київ, вул. Михаїла Омельяновича-Павленко
4/6, оф. 808

(044) 333-95-79

(067) 250-84-85

(050) 446-01-10

support@bookkeepertech.com

Написати нам