Ми вже писали про управлінський облік , і чим відрізняється від бухгалтерського обліку. А ось навіщо він керівнику і власнику малого бізнесу? Адже контролювати підприємство і персонал — це не стежити за кожним кроком співробітника або дивитися в камеру відеоспостереження, і не самому бігати по складу перераховувати товарні залишки.
Ми не будемо «закопуватися» в глибини менеджменту і розглядати стратегічний або операційний контролінг, а просто поговоримо про буденну роботу управлінця (менеджера). Що в найпростішому випадку повинен контролювати менеджер? Гроші (їх рух і залишок), залишки товару, заборгованість клієнтів... Цей контроль в BookKeeper можливий за допомогою стартового DashBoard: де б не перебував керівник, він може в режимі online проконтролювати основні показники діяльності підприємства.
А якщо «копнути глибше»? Що повинен робити керівник і навіщо йому облік?
Суть управління описав ще в 1970-х роках доктор Демінг і назвав це Цикл PDCA (англ. «Plan-Do-Check-Act» — планування-дія-перевірка-коригування).
Методологія PDCA є простим алгоритмом дій керівника по управлінню процесом і досягнення його цілей.
Планування
встановлення цілей і процесів, необхідних для досягнення цілей, планування робіт по досягненню цілей процесу і задоволенню споживача, планування виділення і розподілу необхідних ресурсів.
Виконання
виконання запланованих робіт.
Перевірка
збір інформації та контроль результату на основі ключових показників ефективності (KPI), отриманого в ході виконання процесу, виявлення та аналізу відхилень, встановлення причин відхилень.
Вплив (управління, коригування)
вжиття заходів щодо усунення причин відхилень від запланованого результату, зміни в плануванні та розподілі ресурсів.
В контексті оперативного обліку ми зупинимося на пунктах виконання та перевірка, і на прикладі нашого замовника розберемо конкретний кейс, який побудований на механізмі обліку за типовими проектами, закладеному в BookKeeper.
Планування: В рамках планування кварталу було вирішено запустити нову товарну групу, і для цього був створений новий проект. Було заплановано продати ХХХ одиниць товару на суму YYYY протягом кварталу. План був розписаний по менеджерам з продажу (три менеджери). Під цей проект були виділені кошти на придбання товару, створення landingpage та їх рекламу в інтернеті, ну і, звичайно, бонус менеджерам з продажу, який залежав від виконання особистого плану продажів.
У спрощеному вигляді план мав вигляд:
Виходячи з досвіду керівник визначив, що для досягнення запланованих показників кожен менеджер з продажу повинен виставляти, в середньому, по три рахунки в день, з середньою сумою рахунку в ХХХХ грн.
Контроль: Старт проекту почався зі створення landingpage, на яку витратили рівно заплановану суму.
Продажі за допомогою реклами в інтернеті в перший місяць проекту перевищили план на 10%, а в наступні місяці склали відповідно 50% і 30% від запланованого.
Кожен день керівник просто відстежував кількість та суми виставлених рахунків в рамках проекту та оплати по них.
Аналіз витрат по пректу:
Аналіз продажів в перший місяць:
Аналіз оборотності запасів (швидкості реалізації нового товару):
Аналіз прибутковості нового товару в 1-му місяці продажів:
Підсумкова таблиця за місяць мала вигляд:
При розбіжності плану і факту по тижню, з менеджерами обговорювалися причини відхилення (як в більшу, так і в меншу сторону) та проводилися коригувальні заходи (дати більше реклами, змінити ключові слова в рекламі, мотивувати менеджера на більшу активність та ін.)
Андрій О., зам. директора: «За рахунок застосування online рішення BookKeeper ми змогли оперативно відстежувати стан нашого проекту, вчасно застосовувати коригувальні дії і вивести проект в «плюс»? незважаючи на кризу, карантин і інші напасті.
Чесно кажучи я особливо не вірив, що за допомогою простої «бухгалтерської програми» можна здійснювати управлінський контроль. Ми дивилися різні рішення BAS (вони ж 1С), дивилися SAP B1, де все автоматизовано від планування і план-фактного аналізу до ведення операційної діяльності. Однак і вартість таких рішень перевищує десятки тисяч доларів, що в даний час, підприємство не може собі дозволити. У BookKeeper немає планування і план-фактного аналізу. Але ми не корпорація, тому на планування проекту в Excel, використання оперативних даних в BookKeeper і проведення план-фактного аналізу з роздачею «рожевих слонів і підводних човнів» виконавцям займає всього 30 хвилин. А те що система «хмарна» і доступна online з будь-якого місця — дозволяє персоналу працювати віддалено, а менеджменту оперативно реагувати на будь-які зміни.».
Онлайн розміщення бухгалтерської програми дозволяє менеджеру в будь-який час і в будь-якому місці — навіть у відрядженні у Львові або Одесі — створити необхідні документи. База документів зберігається на надійно захищених хмарних серверах компанії Microsoft. Таким чином, повністю виключається ризик злому бази, викрадення інформації або вилучення документів «маскі-шоу».
Безперечною перевагою БукКіпер також є і те, що база відображає не бухгалтерську, а саме економічну суть створених операцій і документів. Це дозволяє працювати в програмі широкому колу користувачів, навіть тим, хто не володіє бухгалтерськими термінами.
Всі податкові звіти заповнюються автоматично на підставі проведених операцій. І необхідність наймати в штат бухгалтера відпадає. Більшість клієнтів BookKeeper самостійно проводять в програмі операції і складають без проблем звіти.
Для користувачів працює безкоштовна служба підтримки, куди можна звернутися за консультацією по роботі з програмою.
Усі нові зареєстровані користувачі мають місяць безкоштовного обліку в БукКіпер.
Тематичні публікації
