П. 22 Положення №148 зобов’язує суб’єктів господарювання мати в касі банкноти та монети для видачі здачі, так звану «розмінну монету».
У листі від 19.05.2016 р. №11023/6/99-99-14-05-01-15 ДФС дала роз’яснення, що розмінна монета не залишається в касі, а передається з каси підприємства до операційної каси (скриньки РРО). Тому готівка, видана, як розмінна монета, не вважається підзвітними коштами касира-операціониста, і отже авансовий звіт не складається. Фактично відбувається переміщення коштів з каси підприємства (або каси відокремленого підрозділу) до скриньки РРО.
В бухгалтерському сервісі БукКіпер можливо провести видачу розмінної монети з головної до оперативної (відокремленої каси) та створити Видатковий касовий ордер.
Зокрема, в довіднику «Склади» у вас повинен бути створений об’єкт з типом «Роздріб» — місце, де ведеться роздрібна торгівля (магазин, торгова точка тощо). У властивостях такого склада має бути вказано найменування РРО.
Рис. 1. Склад типу «Роздріб»
Видатковий касовий ордер створюється в пункті «Каса» розділу «Бухгалтерія». В документі слід обрати операцію «Внесення готівки з каси до РРО», та обрати у ячейці «Реєстратор» назву РРО відокремленої каси (магазину).
Зверніть увагу, розмінна монета може бути видана лише особі, що уповноважена підписувати касові документи, та з якою укладено договір про повну матеріальну відповідальність (ЗІР 109.14). Тому у Видатковому ордері вказується ПІБ такого працівника. Створений документ сформує проводку, де кореспондуючим рахунком буде саме операційна каса (303).
Рис. 2. Видатковий касовий ордер
Чи може розмінна монета «ночувати» у скриньці РРО?
Вже у згаданому листі податківці роз’яснили, що обмежень щодо терміну зберігання на місці проведення розрахунків розмінної монети законодавством не встановлено, а підприємство само визначає періодичність здавання розмінної монети до каси підприємства.
Тому, якщо ви є юридичною особою, і у вас є Касова книга, або ви є відокремленим підрозділом, і у вас теж є Касова книга, головне, щоб розмінна монета хоча б один раз була оприбуткована через Прибутковий касовий ордер і пройшла через Касову книгу.
Рис. 3. Касова книга в бухгалтерській програмі БукКіпер
А якщо розмінна монета повертається з РРО до головної каси, то звісно оформлюється Прибутковий касовий ордер.
В бухгалтерській програмі BookKeeper для цієї операції слід обрати «Винос готівки з РРО до каси».
Рис. 4. Прибутковий касовий ордер
Правила обліку та зберігання розмінної монети фіксуються у відповідному внутрішньому наказі підприємства. Однак, з якою періодичністю буде здаватися розмінна монета до головної каси також залежить і від моделі РРО. Якщо в РРО після виконання Z-звіту відбувається обнулення пам’яті, розмінна монета, яка лишилась на момент закриття розрахункового дня на місці проведення розрахунків, має попасти до скриньки РРО заново операцією «Службове внесення».
Є моделі РРО, у яких після виконання Z-звіту залишок коштів розмінної монети переноситься на іншу зміну. Тому операції «Службова видача» і «Службове внесення» можна не проводити (ІПК ГУ ДФС у Харківській обл. від 21.03.2019 р. №1145/ІПК/20-40-14-10-21).
Нагадаємо, що що в бухгалтерській програмі БукКіпер розроблено робоче місце касира, що забезпечує автоматичне списання зі складу реалізованих через РРО та чековий принтер, а також формування відомостей про продажі.
Особливість рішення БукКіпер для обліку роздрібного магазину полягає в тому, що воно є монолітним функціоналом всієї цільної бухгалтерської системи. З робочого місця касира продавець працює і з покупцями, і безпосередньо з онлайн сервісом BookKeeper: продає товари, друкує чеки, виконує Z-звіти, функції «Службове внесення» та «Службова видача». І цей функціонал не потребує інтеграції із зовнішніми системами обліку, або ж дописування додаткового програмного коду. Для нього достатньо не потужного звичайного комп’ютера.
Через робоче місце касира можна працювати з фіскальними реєстраторами розрахункових операцій моделей ІКС Маркет і Datecs, а також з нефіскальним чековим принтером фірми Xprinter.
Зараз робоче місце касира працює в режимі beta-тестування, і для клієнтів БукКіпер воно безкоштовно. Кожен бажаючий може звернутись до служби підтримки та отримати необхідні файли для налаштування функціоналу з обліку роздрібних магазинів.
