Відображення виплат ФОП у формі 4ДФ є одним із найбільш дискусійних питань серед бухгалтерів. Деякі спеціалісти вважають, що цього робити не потрібно, адже податковий агент не утримує ПДФО і ВЗ із виплат. Інші ж наполягають, що оскільки у звітності передбачена ознака доходів «157», відображення виплат у 4ДФ є обов’язковим.
Норми закону щодо функцій податкового агента та податкових зобов’язань ФОП
Державна податкова служба у відповідь на звернення комітету Верховної Ради з питань фінансів, податкової та митної політики та Міністерства фінансів надала роз’яснення (лист від 24.02.2025 №162/2199-00-24-01-03-02). У ньому податківці відповіли на питання: чи потрібно відображати у формі 4ДФ доходи, виплачені іншому ФОП? Зокрема, якщо підприємець не має найманих працівників і може взагалі не подавати об’єднану звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, чи виникає в нього обов’язок подавати 4ДФ при виплатах іншому ФОП?
Щоб зрозуміти це питання, звернемось до норм ПКУ:
- Пункт 14.1.180 ПКУ визначає податкового агента, як особу, що виплачує доходи фізичним особам і зобов’язана утримувати та сплачувати податки із таких виплат.
- Пункт 165.1.180 ПКУ та статті 177 та 178 ПКУ звільняють податкового агента від обов’язку утримувати ПДФО та ВЗ із виплат ФОП, оскільки підприємець самостійно сплачує податки.
Таким чином, обов’язок подавати звітність і сплачувати податки лежить на самому ФОП, а не на податковому агенті.
Чи потрібно відображати виплати ФОП у 4ДФ?
Законодавчо обов’язок відображення виплат ФОП у 4ДФ прямо не встановлений. Проте у формі передбачена ознака доходу «157» - «Дохід, виплачений ФОП». Це може вказувати на очікування податкової щодо внесення таких даних у звітність.
Податкові органи традиційно наполягали на необхідності відображення виплат ФОП у 4ДФ, незалежно від статусу (будь то юридична особа, чи фізична особа-підприємець) і системи оподаткування платника. У своєму останньому роз’ясненні ДПС підтвердила цю позицію: податковий агент має подавати Розрахунок у разі нарахування (виплати) доходів ФОП. Ця вимога діє навіть попри те, що згідно з ПКУ податковий агент не зобов’язаний утримувати та сплачувати податки, якщо ФОП надав документи, що підтверджують його державну реєстрацію та, за потреби, витяг з реєстру платників єдиного податку.
Які ризики несе невідображення виплат ФОП у 4ДФ?
1. Блокування податкових накладних. Податкові органи можуть призупиняти реєстрацію податкових накладних, якщо вважають, що у підприємства (чи підприємця) недостатньо трудових ресурсів для виконання робіт чи надання послуг. У такому випадку вони можуть вимагати підтвердження, хто фактично виконував роботи. Якщо виплати ФОП не відображені у 4ДФ, податкова може зробити висновок про відсутність реальних виконавців.
2. Штрафи за неповне подання 4ДФ. Відповідно до п. 119.1 ПКУ, за неподання або неповне подання 4ДФ передбачені штрафи:
- 1020 грн – за перше порушення;
- 2040 – за повторне порушення протягом року.
3. Перекваліфікація виплат. Якщо податкова вирішить, що виплати здійснювались не ФОП, а фізичній особі, платник може отримати донарахування ПДФО та ВЗ, що призведе до фінансових втрат і підвищених ризиків перевірок.
Як діяти підприємствам щодо відображення виплат ФОП у 4ДФ?
Є два можливі варіанти дій:
1. Дотриматися вимог податкової та подавати 4ДФ із ознакою «157», щоб мінімізувати ризики штрафів і перевірок.
2. Спробувати оскаржити вимогу податкової, аргументуючи, що ні юридичні, ні фізичні особи-підприємці не є податковим агентом для іншого ФОП. Однак такий підхід може потребувати додаткових зусиль, часу, та, можливо, судового розгляду.
Автоматизація заповнення 4ДФ до Розрахунку в бухгалтерській програмі БукКіпер
В хмарній бухгалтерії БукКіпер реалізована автоматична обробка даних для коректного заповнення 4ДФ за операціями з ФОП. Система самостійно підтягує необхідні дані з кодом «157», що зменшує ризик помилок. За потреби бухгалтер може коригувати або видаляти окремі рядки, якщо вирішить не відображати певні виплати.
Висновок: хоча законодавчо обов’язок відображати виплати ФОП у 4ДФ прямо не закріплений, податкова наполягає на такому відображенні. Відмова від подання цих даних може призвести до штрафів, блокування податкових накладних або перекваліфікації виплат. Тому бізнесу варто обрати підхід, який мінімізує податкові ризики.
