З 2025 року обов’язок сплати ЄСВ повернувся для більшості ФОПів. Але що робити – якщо ви підприємець, який ще й працює за наймом? Чи потрібно вам платити ЄСВ «двічі»? У статті розкладемо всі нюанси сплати та звітування для ФОП-найманих працівників у 2025 році, допоможемо зрозуміти, коли ви маєте право на пільгу, а колі – ні, та як правильно заповнити звітність.
Чи повинен ФОП платити ЄСВ, якщо він працює найманим?
Законодавство чітко відповідає: ні! Згідно зі ст. 4 Закону України №2464, ви звільняєтесь від цього обов’язку, якщо дотримуєтесь двох ключових умов:
- Ви офіційно працюєте за основним місцем роботи (не за сумісництвом);
- Ваш роботодавець щомісяця сплачує за вас ЄСВ у розмірі не менше мінімального внеску (на 2025 рік – це 22% від мінімальної зарплати, тобто 1760 грн на місяць).
У такому випадку:
- ФОП звільняється від сплати ЄСВ за себе.
- Додаток 1 до декларації не подається і не заповнюється.
- не потрібно подавати окреме повідомлення до ДПС про те, що ЄСВ за ФОП платить роботодавець.
Це стосується всіх ФОП, незалежно від обраної системи оподаткування (спрощена чи загальна).
Важливо! Звільнення діє лише за ті місяці, у яких були дотримані дві умови: основне місце роботи (не за сумісництвом) + сплата мінімального ЄСВ роботодавцем.
У випадку, якщо роботодавець сплачує ЄСВ в меншому розмірі, ніж 1760 грн, ФОП повинен заплатити за себе повний місячний внесок, оскільки законодавством не передбачена доплата лише різниці.
Але що робити, якщо ситуація не така однозначна? Наприклад, ви були працевлаштовані не весь рік чи навіть не повний місяць? Розглянемо найпоширеніші випадки.
Ситуація 1: ФОП не сплачував ЄСВ увесь рік, бо був працевлаштований
Умови: Увесь 2025 рік ФОП мав основне місце роботи, а роботодавець сплачував ЄСВ у розмірі не менше 1760 грн.
Що робити:
- Вам не потрібно сплачувати ЄСВ.
- У податковій декларації за 2025 рік не подається Додаток 1.
- В податковій звітності відображаються лише доходи як ФОП.
Ситуація 2: ФОП працював найманим лише частину року
Умови: До 8 квітня – працював за основним місцем роботи, а з 9 квітня – звільнився.
Що робити:
- За січень-березень – можна не сплачувати ЄСВ, якщо роботодавець сплатив внески.
- Якщо у місяці звільнення роботодавець сплатив мінімальний розмір ЄСВ, в цьому місяці ви можете ЄСВ за себе не платити. Якщо сума ЄСВ, сплачена роботодавцем, менша за 1760 грн, за такий місяць ви маєте заплатити ЄСВ за себе в повному розмірі.
- Надалі після звільнення – потрібно сплачувати ЄСВ щомісячно повністю.
- У Додатку 1 до Декларації показуються місяці, за які ФОП заплатив ЄСВ за себе. За місяці, коли ФОП був звільнений від сплати ЄСВ, у відповідних графах Додатка 1 (де відображається база нарахування та сума ЄСВ) проставляються нулі.
Рис. 1. Приклад заповнення Додатку з ЄСВ
Добровільна сплата ЄСВ: переплата чи збільшення пенсії?
Навіть, якщо роботодавець сплачує ЄСВ за ФОП у розмірі, не меншому за мінімальний внесок, окремі підприємці розглядають можливість добровільної сплати ЄСВ за себе з метою збільшення свого страхового стажу або розміру майбутньої пенсії. Однак, щодо цієї можливості існують різні тлумачення.
Підтримує складський облік ТМЦ та облік операцій з виробництва, продажів й придбання, основних засобів і необоротних активів, ПДВ і ЗЕД, зарплати, кадрів і розрахунків за договорами ЦПХ, банківських та касових операцій, доходів і витрат.
Містить інтеграції з Приват24 для бізнесу, Mono, ЕДО Вчасно, Paperless та Dubidoc.
Згідно позиції ДПС (на основі Індивідуальної податкової консультації від 01.11.2021 №4138/ІПК/99-00-04-03-03-06), добровільна сплата ЄСВ для ФОП, в тому числі тих, які обрали спрощену систему оподаткування, чинним законодавством не передбачена. Це означає, що сплата ЄСВ за місяць, за який роботодавець вже сплатив внесок, у розмірі не менший за мінімальний, буде вважатися переплатою. І сума не буде зарахована для збільшення страхового стажу понад мінімальний, а залишиться як переплата, яку можна буде повернути або зарахувати в рахунок майбутніх платежів.
Інша позиція ДПС (приклад регіонального роз’яснення) зазначає, що ФОП може сплачувати ЄСВ за себе навіть за ті місяці, коли за нього вже сплачено роботодавцем. Це трактується як спосіб збільшення внесків до Пенсійного фонду, від загальної суми яких, згодом й розраховуватимуть пенсійні виплати. Знову ж таки, такі внески не можуть бути меншими за мінімально встановлений та більшими за максимальний розміри.
Для ФОП така розбіжність в офіційних позиціях створює певну неоднозначність. Якщо ваша мета – збільшити страхований стаж або майбутню пенсію шляхом додаткових внесків ЄСВ, рекомендуємо отримати індивідуальну податкову консультацію у своєму податковому органі. Це дозволить уникнути непорозумінь і бути впевненим у зарахуванні цих коштів саме як добровільних внесків на пенсійне забезпечення, а не як переплати.
Як допомагає BookKeeper у питаннях ЄСВ і звітності
Розуміння всіх нюансів та звітування з ЄСВ може бути складним завданням. Саме тому сучасні онлайн-сервіси, такі як BookKeeper, стають незамінними помічниками.
БукКіпер автоматизує процес формування податкової звітності, включаючи Додаток 1, враховуючи останні зміни в законодавстві. Це дозволяє ФОПам заощадити час, уникнути помилок і бути впевненими у правильності свого обліку.
Рис. 2. Автоматизоване заповнення Додатка 1 до Декларації ФОП в БукКіпер
