Сервіс Буккіпер розвивається, в релізах додаються нові розрахунки, документи та оновленні форми документів. Також була додана нова друкована форма Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт.
Складання документу відбувається в розділі Бухгалтерія, пункт Підзвіт. В правому лівому кутку натискаємо на зелену кнопку +Створити та обираємо потрібну операцію, пов’язану з обліком 372 рахунку: Повернення в касу, Видача з каси, Повернення на поточний рахунок, Видача з поточного рахунку та Звіт підзвітної особи про використання коштів.
Зокрема, якщо підзвітна особа отримала гроші з каси, проводимо це операцією Видача з каси. В рядку Отримувач вказуємо фізичну особу, прописуємо суму, підставу та проводимо Видатковий касовий ордер. За потреби можемо його надрукувати.
Для заповнення Авансового звіту обираємо Звіт підзвітної особи про використання коштів. В документі обираємо фізичну особу та вказуємо його посаду. В першій табличній частині з’явився запис про видані підзвітні кошти (готівкові або безготівкові). Другу табличну частину маємо заповнити самостійно відомостями про використання грошей. Шляхом натискання кнопки +Додати рядок, створюємо нові рядку в потрібній нам кількості.
Заповнення рядків цієї частини звіту відбувається наступним чином:
- в рядку «Дата документа» — вказуємо дати витрачання коштів
- рядок «Кому» заповнюємо тільки, якщо були придбані товари або послуги у постачальників
- «за що і на підставі якого документа заплачено» − заповнюємо необхідну інформацію
- «Сума» — сума за кожним із рядків
- «Вид витрат» — вказуємо необхідний вид витрат/бухгалтерський рахунок, який кореспондуватиме з 372 рахунком після проведення документу. Цей рахунок сформує відповідну бухгалтерську проводку після проведення Звіту.
Відповідно до Виду витрат:
- Адміністративні витрати — Звіт сформує проводку Дт 92 — Кт 372;
- Виробничі витрати — Звіт сформує проводку Дт 23 — Кт 372;
- Витрати на збут — Звіт сформує проводку Дт 93 — Кт 372;
- Загальновиробничі витрати — Звіт сформує проводку Дт 91 — Кт 372;
- Інші операційні витрати витрати — Звіт сформує проводку Дт 949 — Кт 372;
- Придбання товарів та послуг — Звіт сформує проводку Дт 631 — Кт 372.
Після заповнення Звіту, проведіть його. За кнопкою Бухгалтерські проводки можемо переглянути сформовані бухгалтерські проведення.
Також в правій частині робочого вікна можемо створити Прибуткову накладну на придбання товарів, Акт виконаних робіт (придбаних таких робіт і послуг), касовий ордер чи платіжне доручення щодо повернення залишку авансу чи видачі грошей підзвітній особі.
Зокрема, зробимо оприбуткування ТМЦ. Натискаємо Створити придбання. В Прибутковій накладній оберемо постачальника, вкажемо склад, на який оприбуткуємо ТМЦ, їх назву, кількість та ціну. Якщо товари придбані з ПДВ, в Прибутковій накладній ставимо відповідну позначку.
На підставі Прибуткової накладної можемо провести податковий кредит з ПДВ. Для цього в праві частині робочої накладної натискаємо Створити податковий кредит і заповнимо Податкову накладну.
Розділ А і розділ Б ПН будуть заповнені автоматично на підставі даних, які ми вводили в картку контрагента – постачальника і в Прибутковій накладній. Вкажемо номер ПН і проведемо її.
Аналогічно до створення Прибуткової накладної можемо створити і Акт виконаних робіт. Для цього в правій частині робочого вікна Авансового звіту натискаємо Створити акт виконаних робіт. Вказуємо дату і номер Акту, вказуємо контрагента і в табличній частині обираємо послуги та зазначаємо їх вартість. В рядку «Списання на» маємо вказати бухгалтерський рахунок, на який буде списана вартість отриманих робіт та послуг. Від значення, яке ми вкажемо, залежатиме бухгалтерська проводка.
В нашому прикладні підзвітна особа отримала більше грошей, ніж витратила, і надлишок повертає в касу. Для цього також в правій частині робочого вікна Звіту оберемо Створити касовий ордер. Його реквізити будуть автоматично заповнені, а сума розрахована. Тож проведемо документ.
Можемо надрукувати або зберегти в електронній формі Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт.
Оновлена форму Авансового звіту була затверджена Законом від 12.01.2023 №2888 «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг». Також Законом були введені нові правила та уточнення:
1. Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження і за наявності одного або декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків про проживання та/або інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Якщо працівник не отримував кошти і не витрачав власні у відрядженні, Авансовий звіт складається на добові. Оскільки для складання Авансового звіту одного лише наказу про відрядження буде недостатньо, посвідченням про відрядження із відмітками про вибуття та прибуття можна буде підтвердити факт перебування працівника у відрядженні, якщо немає проїзних документів та документів про проживання.
2. Продовжили строки подання Авансового звіту. Зокрема, документально підтвердити понесені витрати та повернути невикористаний залишок коштів треба до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому підзвітна особа:
- завершує відрядження
- завершує виконання окремої цивільно-правової дії.
Якщо під час відрядження чи виконання окремої цивільно-правової дії були понесені витрати за допомогою платіжного інструменту (корпоративний або особистий підзвітної особи) пізніше від дати, коли завершується відрядження або завершується виконання окремої цивільно-правової дії, граничний строк подання Авансового звіту продовжується на один календарний місяць. Наприклад, працівник повертається з відрядження 10 вересня. Документально підтвердити витрати та повернути кошти потрібно до 31 жовтня. Якщо була використана платіжна корпоративна картка, але на дату закінчення відрядження кошти ще не були списані з рахунку, граничний строк продовжується до 30 листопада.
3. Авансові звіти подаваються у випадках:
- наявності оподаткованого доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1. ПКУ, з метою розрахунку сум ПДФО і ВЗ;
- використання підзвітною особою готівки понад суми добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Тобто, якщо працівник повернувся з відрядження, надав усі документальні докази перебування у відрядженні та понесені витрат (за наявності), і якщо він не використовував на ці витрати (крім добових) готівку, подавати Авансовий звіт не потрібно. Також не потрібно складати Авансовий звіт, якщо під час відрядження або виконання цивільно-правових дій були застосовані платіжні інструменти, включаючи корпоративні або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або отримання готівки в межах добових витрат та за відсутності оподаткованого доходу.
