Сучасний бізнес вимагає максимальної швидкості, зручності та безперервності в облікових процесах. Саме тому електронний документообіг (ЕДО) стає не просто додатковою опцією, а необхідністю для кожної компанії, що прагне оптимізувати роботу, мінімізувати паперову тяганину та захистити свої дані.
В Україні наразі працює щонайменше вісім популярних платформ ЕДО – (Вчасно, Paperless, ЕДО від П24 для бізнесу (Інвойсінг), Dubidoc, СОТА, M.E.Doc, Арт-Звіт, FlyDoc та інші) – кожна з яких має свої унікальні можливості. Та справжня ефективність досягається, коли сервіс ЕДО інтегрується з бухгалтерською програмою. Саме тому хмарна бухгалтерія BookKeeper активно розвиває інтеграції з провідними платформами, щоб ви могли працювати швидко, зручно і максимально ефективно.
BookKeeper та інтеграція з сервісами ЕДО
BookKeeper підтримує інтеграцію з трьома популярними сервісами електронного документообміну — Вчасно, Paperless та Dubidoc. Це означає, що ви можете надсилати Рахунки, Акти та Видаткові накладні прямо з облікової системи в ЕДО. У цій статті ми детально розглянемо кожну з платформ, їхні переваги та особливості співпраці з БукКіпер, а також крок за кроком покажемо, як легко налаштувати та використовувати ці інтеграції.
Підтримує складський облік ТМЦ та облік операцій з виробництва, продажів й придбання, основних засобів і необоротних активів, ПДВ і ЗЕД, зарплати, кадрів і розрахунків за договорами ЦПХ, банківських та касових операцій, доходів і витрат.
Містить інтеграції з Приват24 для бізнесу, Mono, ЕДО Вчасно, Paperless та Dubidoc.
Знайомимось з інтегрованими ЕДО-системами в БукКіпер
Перед тим, як зануритися в деталі інтеграції, коротко ознайомимося із кожною з платформ ЕДО, що вже працюють у зв’язці з бухгалтерською програмою BookKeeper.
Paperless: надійність і зручність від банку, якому довіряють
Paperless – надійний сервіс, створений командою ПриватБанку. Він дозволяє працювати з документами з будь-якого пристрою – комп’ютера, планшета чи смартфона.
Пейперлес підтримує структурування документів, їх підписання через КЕП/УЕП/токен у вебінтерфейсі та інтеграцію з обліковими системами. Передача документів і підписання безкоштовні, їх можна підписати буквально за хвилину навіть без реєстрації, а документи мають повну юридичну силу.
Paperless доступний для всіх; ним може користуватися будь-яка компанія, ФОП чи фізична особа, незалежно від того, чи є вони клієнтами ПриватБанку. Сервіс надається безкоштовно, без обмежень на кількість документів та інтеграції по АРІ, і позиціонується як внесок у розвиток електронного документообігу в Україні.
Вчасно.ЕДО: потужний інструмент для тих, хто цінує масштаби
Вчасно.ЕДО – комплексне рішення, яке забезпечує повний цикл електронного документообігу: від створення та узгодження до підписання й зберігання. Документи можна підписати з комп’ютера чи смартфона.
Інтерфейс платформи інтуїтивний та зручний, підтримує командну роботу, коментарі та нагадування – це особливо цінно для великих команд із розгалуженою структурою або великою кількістю контрагентів.
Окрім безкоштовного тарифу з базовими функціями, Вчасно пропонує платні пакети з доступом до АРІ. Також існує платформа Вчасно.EDI – рішення для рітейлу та постачальників, що дозволяє обмінюватись документами за міжнародними стандартами.
Dubidoc: простий перехід на ЕДО без зайвих налаштувань
Dubidoc – це хмарний сервіс, що стрімко набирає популярність завдяки своєму фокусу на максимальній простоті та доступності. Розроблений командою, яка стоїть за успішним продуктом Checkbox, Dubidoc підходить тим, хто хоче швидко перейти на електронний документообіг без зайвих налаштувань.
Сервіс доступний через веб та мобільні застосунки для Android та iOS. Підтримує створення документів за інтерактивними шаблонами.
Dubidoc має безкоштовний базовий тариф, а також тариф Premium з доступом по АРІ та розширеними можливостями.
Як працює інтеграція ЕДО в BookKeeper?
Інтеграція BookKeeper з ЕДО-системою – це швидко, просто та зручно. Усі три платформи – Вчасно, Paperless і Dubidoc – інтегруються з БукКіпер засобами через АРІ. Налаштування інтеграції займає кілька хвилин: спершу в обраній системі ЕДО створіть токен доступу, далі – згенерований токен скопіюйте та вставте у відповідне поле для цього ЕДО безпосередньо в налаштуваннях БукКіпер.
Для кожного контрагента в БукКіпер вказуєте тип ЕДО, яким він користується. Після цього ви можете відправляти документи до обраної платформи одним натисканням – через кнопку «Відправити у ЕДО». Накладання електронного цифрового підпису на документи здійснюється вже у платформі ЕДО.
У відео показано як налаштувати інтеграцію BookKeeper із Paperless.
Докладні інструкції з налаштувань інтеграції доступні за посиланнями:
Без зайвих витрат: інтеграції БукКіпер з ЕДО – безкоштовні!
BookKeeper не стягує жодних додаткових оплат за обмін документами з ЕДО, також не обмежує кількість підключених систем. Для користувачів Paperless інтеграція є повністю безкоштовною. Для забезпечення інтеграції Вчасно та Dubidoc з БукКіпер слід окремо активувати тарифний план з інтеграцією по АРІ в особистому кабінеті ЕДО.
Як обрати систему ЕДО під свої задачі?
Якщо ви ще у пошуку зручної системи ЕДО для свого бізнесу, погляньте на таблицю з ключовими характеристиками. Вона допоможе порівняти та обрати найзручніший варіант для ваших потреб.
| Критерій | Paperless | Вчасно | Dubidoc |
|---|---|---|---|
| Тип рішення | Хмарний (SaaS), працює через веб-браузер | Хмарний (SaaS), веб-браузер та мобільний застосунок | Хмарний (SaaS), веб-браузер та мобільний застосунок |
| Основний фокус | Комплексний безпаперовий офіс, обмін первинною документацією між контрагентами | Повний цикл ЕДО та EDI, розширені внутрішні процеси (контроль, аналітика) | Максимальна простота та швидкий обмін. Платний тариф включає розширені можливості (контроль, узгодження) |
| Цільова аудиторія | Малі та середні підприємства (юрособи, ФОП), фізичні особи | Компанії будь-якого масштабу, яким важливий контроль | Малий та середній бізнес, ФОП, фрілансери |
| Цінова політика | Безкоштовно без лімітів | Безкоштовний базовий тариф (без обмежень на вхідні документи, вихідні – 25 на рік). Платні тарифи: 2400 ~ 9600 грн/рік; + тариф Інтеграція: 1200 ~ 7200 грн/рік + 7,20 грн/документ | Безкоштовний тариф з базовими функціями. Тариф Premium (594 грн/міс) включає доступ по АРІ та інші розширені можливості налаштування |
| Зручність інтерфейсу | Чистий, функціональний, мінімалістичний. Поєднує простоту з можливостями налаштування | Сучасний, інтуїтивно зрозумілий, продуманий дизайн. Висока ергономіка для масової роботи | Мінімалістичний, зручний, інтуїтивний. Ідеально для користувачів-початківців |
| Технічна підтримка | Підтримка від ПриватБанк, 24/7 | Через електронну пошту, Telegram-чат, телефони, пн-пт 09:00-19:00 | Через електронну пошту, Telegram-чат, 09:00-21:00 |
| Особливості | Безлімітне сховище, безкоштовний КЕП/УЕП, документи можна підписати без реєстрації | Велика база користувачів (висока ймовірність, що контрагент вже зареєстрований у Вчасно) | Документи підписуються одним кліком, можна без реєстрації |
| Електронний архів | Захищені сервери банку | Хмарні сервери Amazon S3 | Хмарні сервери Amazon S3 |
Вибір системи електронного документообміну залежить від розміру бізнесу, технічних потреб і бажаного рівня автоматизації. Усі три платформи, з якими інтегровано BookKeeper, мають свої сильні сторони та орієнтовані на різні сценарії використання.
Dubidoc підійде тим, хто цінує простоту та не має часу на налаштування – зокрема ФОП, фрілансерам середньому і мікро-бізнесу. Також зручний для тих, хто активно користується мобільними пристроями. Для роботи з інтеграцією в BookKeeper потрібно активувати платну підписку Premium в особистому кабінеті Dubidoc.
Paperless – надійне рішення для малого та середнього бізнесу, особливо тих, хто вже працює з ПриватБанком. Платформа пропонує повний набір функцій, в т. ч. АРІ без обмежень в кількості вихідних документів та інтеграцію з БукКіпер абсолютно безкоштовно.
Вчасно орієнтований на компанії з великою кількістю контрагентів або складними внутрішніми процесами. Його обирають ті, хто працює з торговими мережами або потребує розширених можливостей погодження та аналітики. Для роботи з інтеграцією в BookKeeper потрібно активувати тариф «Інтеграція» в особистому кабінеті Вчасно.
Обирайте сервіс, який найкраще відповідає вашим задачам, і підключайте його до BookKeeper за кілька хвилин. Усі інтеграції – без додаткових витрат з боку облікової системи, а налаштування настільки просте, що автоматизація документообігу стане для вас новою звичкою. Менше рутинної роботи – більше часу для розвитку бізнесу.
