Хоч бухгалтерський облік і був вигаданий італійцем Пачоллі задля оперативного ведення обліку, в нашій країні ще з радянських часів його ведуть скоріш для держави та контролюючих органів. Однак більшість підприємців цікавить оперативна та достовірна інформація про стан бізнесу: Хто мені винен? Кому винен я? Скільки товару на складі? Скільки грошей на рахунку та в касі?... і безліч інших питань. Тому цінність обліку для бізнесу — перш за все, в його оперативності та доступності актуальної інформації для виконавців, менеджерів та керівників.
Чому сервіс BookKeeper — це не тільки система для складання звітності?
Сьогодні сучасна бухгалтерська програма представляє собою складну систему, де:
- безпосередні виконавці вносять і зберігають первісні дані (продажі, придбання, оплати тощо);
- бухгалтери, використовуючи облікові дані, формують податкову звітність;
- на підставі даних оперативного обліку, економісти та фінансисти аналізують структури витрат і доходів, планують ефективні стратегії використання грошових коштів;
- використовуючи оперативні дані та управлінські звіти, керівники компаній контролюють фінансові показники ефективності діяльності та приймають бізнес-рішення.
Тож сучасна система вирішує завдання не лише бухгалтерського та податкового, але й фінансового, оперативного та управлінського обліку.
В програмі для оперативного обліку BookKeeper управлінці керують бізнесом онлайн
Оперативний облік — це більше, ніж просто бухгалтерський облік. Адже правильне управлінське рішення може бути прийняте лише на підставі повної, достовірної інформації. Тому якісна система повинна відповідати певним вимогам:
1. Оперативність
Для того, щоб приймати ефективні бізнес-рішення, керівнику в будь-який момент часу потрібно мати доступ до інформації про поточний стан компанії. Програма для оперативного та бухгалтерського обліку BookKeeper дозволяє керівнику контролювати фінанси компанії, навіть перебуваючи у відрядженні — в Чернівцях, або Вінниці.
Сервіс автоматизації бізнесу працює онлайн. Тому безпосередні виконавці своєчасно вносять до облікової системи інформацію про проведені операції компанії в режимі реального часу. А керівник ознайомлюється з актуальною інформацією, наприклад, щодо залишків на складах, або фінансового стану компанії, використовуючи будь-який пристрій (ноутбук, планшет, смартфон) із підключенням до мережі інтернет.
2. Повнота інформації
В сервісі БукКіпер можливо побудувати десятки управлінських звітів, для роботи з якими знання бухгалтерських рахунків не потрібні. Наприклад:
- Відомість за розрахунками з покупцями/постачальниками, в тому числі в іноземній валюті, — розкриває інформацію по заборгованості покупців (або перед постачальниками) на будь-яку встановлену дату. Оскільки в програмі можливий облік за декількома напрямами бізнесу, кожен звіт можливо побудувати за всіма напрямами або зведено окремо (фільтр «Проект»)
- Валовий прибуток — розкриває аналітичну інформацію щодо співвідношення суми прибутку до собівартості, а тому використовується під час ціноутворення
- Оборотність запасів — важливий звіт для планування ефективної торговельної діяльності. Показує термін, за який ті чи інші групи запасів можна реалізувати(оборотність). Чим менший цей показник, тим більш економічної вигоди отримує компанія
- Інформація про залишки грошових коштів та розрахунки з покупцями та постачальниками наводиться в графічному зображенні на поточну дату
Рис. 1. Відомість за розрахунками з покупцями в програмі для управлінського обліку БукКіпер
Рис. 2 . Валовий прибуток в обліковій програмі BookKeeper
Рис. 3. Звіт Оборотність запасів в програмі для управлінського обліку БукКіпер
Рис. 4. Інформація про фінансовий стан компанії в бухгалтерському сервісі БукКіпер
3. Елементи CRM
В базі зберігається інформація про клієнтів і покупців, виконавців і постачальників: адреса, телефон контактної особи, банківські реквізити, інші коментарі. І це зручніше, ніж зберігати нотатки про партнерів в Excel.
4. Об’єктивність
Облікова програма фіксує не бухгалтерський, а економічний зміст операції. Керівник, або ФОП самостійно може скласти первісний документ, обравши в меню його назву: рахунок, накладну, акт. Зручний та простий інтерфейс BookKeeper не вимагає знань бухгалтерії. Одночасно проведений документ сформує належну бухгалтерську проводку з відповідним віднесенням сум у податковому обліку. В загальному списку проведений документ відображається за назвою операції.
Рис. 6. Створення документа в обліковій програмі БукКіпер
5. Поділ доступу до інформації
Для внутрішніх користувачів БукКіпер забезпечує доступ до інформації в залежності від займаної посади та прямих обов’язків співробітників. Для кожного робітника можливо налаштувати власний доступ до бази. А отже є можливість приховати «зайву» інформацію від деяких співробітників.
6. Безпека даних
Оскільки база BookKeeper зберігається на надійно захищених віртуальних серверах компанії Microsoft в хмарному середовищі, дані вашого бізнесу завжди в безпеці!
Онлайн-сервіс BookKeeper — ефективне рішення оперативного обліку українського бізнесу
Бізнес-історії наших клієнтів є прикладом використання БукКіпер як системи оперативного обліку.
Сергій Т.: «В нашій невеликій компанії лише бухгалтерією та роботою з документацією займається 5-8 робітників. Раніше ми працювали в 1С, що вимагало власних серверів та адміністратора, який підтримував їх роботу. На карантині через складність підтримки цієї інфраструктури ми були змушені переглянути власні бізнес-процеси. В результаті перейшли на хмарне рішення від іншого вендора (BookKeeper) і 50% офісного персоналу перевели на віддалений режим роботи на постійній основі.
Документи потрапляють в систему «з місця їх виникнення» хвилина в хвилину, оскільки їх вводять безпосередні виконавці (менеджери, комірники). Це дозволяє контролювати всі ключові показники онлайн. А потім бухгалтерія вже перевіряє правильність складання документації.
До речі, раніше, щоб побачити стан взаєморозрахунків, потрібно було або бути в офісі, або телефонувати бухгалтеру. Тепер всі показники ключової інформації можна дізнатися з будь-якого місця, підключивши планшет до мережі інтернет.».
Ірина М.: «До карантину наша діяльність передбачала продаж товарів в магазинах. Кожен магазин облік товарів вів у своїй 1С. Я зводила все «до купи» на домашньому комп’ютері. А бухгалтерський облік вів бухгалтер-аутсорсер. Карантин вдарив боляче, магазини довелось закрити, і ми перейшли на торгівлю через інтернет. Онлайн-робота вимагала облік «хвилина в хвилину», при чому з різних точок міста. Для цього перенесли облік складських залишків, оплат, продажів в систему БукКіпер.
Тепер дівчата з дому обробляють замовлення, а я працюю з повною інформацією на актуальну дату. Та й бухгалтер тепер не вводить первинку, а отримує вже готові дані.
При відкритті офлайн-магазинів я далі буду користуватись сервісом, тим більше вже є можливість підключення фіскальних апаратів до BookKeeper.
Подобається, що для контролю залишків, або щоб прийняти якесь рішення, не потрібно обдзвонювати магазини. Всі операції бачу онлайн: яка надійшла оплата, скільки коштів на рахунках, який залишок в касі, скільки та яких товарів зберігається на складах. При тому, що я не бухгалтер, але в системі все зрозуміло.».
Переконайтесь і ви в перевагах оперативного обліку в BookKeeper! Реєструйтесь та отримайте місяць безкоштовної роботи в системі!
Тематичні публікації
