На початку карантину ми публікували оглядову статтю, в якій описували онлайн-сервіси для віртуалізації офісної роботи, та пропонували нашим клієнтам писати свої бізнес-кейси для пошуку нашими спеціалістами оптимальних рішень. Публічної дискусії не відбулося, але ми отримали звернення в приватних повідомленнях.
Всі отримані нами кейси, так чи інакше, пов’язані з малим та середнім бізнесом, з них: торгівля — 50%, послуги — 30%, виробництво —10%, інше — 10%.
Більшість з них стосувались таких бізнес-ситуацій:
Кейс 1: Приватний підприємець продає товари населенню в маленькій крамничці. Інтернет-магазину немає, використовує просування через соціальні мережі. В штаті — до 2-3 робітників (бухгалтер (обліковець), кур'єр чи комірник тощо).
Кейс 2: Приватний підприємець продає товари населенню як через офлайн-магазин(и), так і через інтернет-магазин (WordPress, Google Sites, Бітрікс) та/або користується маркетплейсами (Prom UA, Rozetka, OLX). В штаті до 8 робітників (бухгалтер (обліковець), кур'єри, комірник, менеджер магазину).
Кейс 3: Торговельна фірма (b2b) з власним невеликим виробництвом (комплектація чи збірка, інсталяція та сервісне обслуговування обладнання тощо). Є як власний інтернет-магазин, так і прямі продажі. Штат налічує до 15 робітників (бухгалтери, менеджери з продажів, комірники, збирачі, сервісні робітники, директор).
Кожне звернення ми детально розібрали й запропонували найефективніші для конкретної ситуації рішення. Узагальнюючи наші рекомендації, наведемо найбільш розповсюджені приклади рішень щодо зменшення витрат.
Кейс 1: Приватний підприємець без інтернет-магазину
Як було «до»: Торгівля відбувається у власній маленькій крамниці. Склад знаходиться в крамниці, або в окремому приміщенні. Замовлення постачальникам роблять по телефону, або на особистій зустрічі.
Оперативний облік залишків ведеться в «сірій» 1С, а замовлення постачальникам — на папері. Звітність СПД складає та подає бухгалтер на аутсорсі.
При зачиненні крамниці на карантин продажі впали на 100%.
Як стало: крамницю зачинено, продаж відбувається через групи в Facebook, Viber та/або Telegram.
Замовлення постачальникам робляться через електронну пошту, по телефону, або через інтернет-магазин постачальника.
Які офісні задачі треба вирішувати:
- Облік залишків товару та своєчасне їх поповнення;
- Відстеження оплат покупців;
- Подання звітності СПД;
- Комунікація з робітниками.
Які засоби для цього використовуються:
| Програмний засіб | Функції |
Групи «продажів» в Facebook, Viber, Telegram |
Відстеження замовлень |
| Чати в Telegram та/або Viber | Комунікація з робітниками |
| Google Docs | Формування списків доставки та замовлень |
| BookKeeper SaaS | Ведення обліку (залишки на складах, каса, банк, взаєморозрахунки з постачальниками та покупцями, нарахування зарплати, складання звітності)
Крім підприємця, ще один працівник має доступ до складських операцій бази. Обидва працюють віддалено |
Програма подання звітності Соната | Подання звітності дистанційно без візиту до податкової. Програма інтегрована з BookKeeper |
Рис. 1. Складання Видаткової накладної в програмі для обліку BookKeeper
Бізнес-результат: замість скорочення продажів на 100%, об’єм реалізації знизився на 50%. З другого тижня є невеликий зріст. Збереження робочих місць.
Рис. 2. Програма подання звітності Соната
Кейс 2: Приватний підприємець, який має інтернет-магазин
Як було «до»: Торгівля відбувається в орендованій крамниці/крамницях розташованих в торговельних центрах. Офіс та склад знаходяться в окремому орендованому приміщенні. Замовлення постачальникам роблять по телефону, на особистій зустрічі та по e-mail.
Продажі за допомогою інтернет-магазину складають не більше, ніж 10% загального обсягу.
Оперативний облік залишків та бухгалтерський облік ведеться в частково в 1С, встановленій на комп’ютерах в офісі, а частково — в Excel.
Звітність СПД складає та подає бухгалтер.
При зачиненні крамниць продажі впали 95%.
Як стало: крамниці зачинено на карантин, продажі відбуваються через інтернет-магазин, запущено майданчик на Prom UA.
Замовлення постачальникам роблять через електронну пошту та інтернет-магазин постачальника. Просування магазину та майданчику відбувається в Facebook та Instagram.
Які офісні задачі треба вирішувати:
- Облік залишків товару та своєчасне їх поповнення;
- Відстеження замовлень та оплат покупців;
- Подання звітності СПД;
- Комунікація з робітниками;
- Формування доставки.
Які засоби для цього використовуються:
| Програмний засіб | Функції |
| E-mail сповіщення з інтернет-магазину | Відстеження замовлень |
| Чати в Telegram та/або Viber | Комунікація з робітниками |
| Asana | Розподіл завдань між співробітниками |
| Google Docs | Формування списків доставки і замовлень |
| Особистий кабінет «Нова Пошта» | Формування відправлень, трекінг посилок та постоплат |
| BookKeeper SaaS | Ведення бухгалтерського, податкового та оперативного обліку
Крім підприємця ще три працівника мають доступ з обмеженими правами до системи (наприклад, до складських операцій), бухгалтер має повний доступ до всіх даних. Всі працюють віддалено |
Програма подання звітності Соната |
Дозволяє здавати звітність дистанційно без візиту до податкової Програма інтегрована з BookKeeper |
Рис. 3. Відомість за розрахунками з постачальниками в БукКіпер
Бізнес-результат: робота в умовах карантину. Падіння продажів не більш, ніж на 60% . З другого тижня є невеликий зріст. Зріст географічного охоплення: раніше більшість покупців була з «домашнього» регіону, зараз — вся Україна. Відмова від оренди частки приміщень. Збереження робочих місць.
Рис. 4. Робоче вікно адміністратора в інтернет-магазині на Prom UA
Кейс 3: Мале підприємство з власним інтернет-магазином
Як було «до»: Вся діяльність ведеться з орендованого офісу. Там же знаходиться склад, на якому відбувається комплектація продукції. Продажі по телефону — менеджери телефонують потенційним замовникам та існуючим клієнтам, пропонуючи обладнання й сервісні послуги. Замовлення постачальникам робляться по телефону та e-mail.
Продажі через інтернет-магазин складають не більш, ніж 5% від загального обсягу.
Оперативний облік залишків та бухгалтерський облік ведеться частково в 1С, встановленій на офісному сервері, частково — в Excel.
Звітність ТОВ складає та подає бухгалтер.
При введенні карантину продажі скоротились на 60%.
Як стало: офіс зачинили, склад та «комплектація» працюють тільки під замовлення. Продажі відбуваються через інтернет-магазин та телефонні дзвінки.
Замовлення постачальникам через електронну пошту.
Які офісні задачі треба вирішувати:
- Облік бізнесу в повному обсязі;
- Відстеження замовлень та оплат покупців;
- Організація дзвінків (з переключенням/підключенням на інших працівників);
- Підписання документів з клієнтами (договори, Акти виконаних робіт);
- Подання звітності ТОВ;
- Комунікація з робітниками;
- Формування доставки.
Які засоби для цього використовуються:
| Програмний засіб | Функції |
| Бітрікс 24 | CRM, відстеження замовлень |
| Чати в Telegram та/або Viber | Комунікація з робітниками |
| Asana | Розподіл завдань між співробітниками |
| Вчасно | Вагомий документообіг (підписання договорів, актів) |
| Бінотел | Хмарна АТС, організація дзвінків менеджерів |
| Microsoft Office 365 | Формування документів, керування проектами |
| BookKeeper SaaS | Ведення оперативного та бухгалтерського обліку (залишки на складах, каса, банк, взаєморозрахунки з покупцями та постачальниками, облік в розрізі проектів, нарахування зарплати, складання звітності)
Доступ до системи мають директор, бухгалтер, комерційний директор, обмежений доступ до системи (оформлення рахунків та накладних, залишки на складі, взаєморозрахунки з покупцями) мають усі менеджери з продажів |
Програма подання звітності Соната |
Дозволяє здавати звітність дистанційно без візиту до податкової Програма інтегрована з BookKeeper |
Звісно, перенести виробництво в інтернет неможливо. В інтернеті не можна шити черевики, чи обсмажувати каву… Всі процеси не можна віртуалізувати. Та переведення офісних працівників скоротить частину витрат на оренду офісних приміщень, на закупівлю (підтримку) мережевої інфраструктури та інше.
Рис 5: Онлайн-сервіс Asana
Бізнес-результат: робота бізнесу в умовах карантину, падіння продажів не більш, як на 40%. Часткова відмова від оренди приміщень. Відмова від витрат на обслуговування локальної мережі, серверів, 1С. Збереження робочих місць.
Для кожного з цих кейсів є своє, і не одне, рішення, яке здатне знизити витрати. І наші рекомендації жодним чином не претендують на «істину в останній інстанції». Але сподіваємось, що вони наблизять вас до створення більш гнучкої моделі ведення бізнесу та зменшать навантаження й витрати.
Якщо наші запропоновані варіанти не вирішують ваші задачі бізнесу, пишіть в коментарі на нашій сторінці у Facebook ваші кейси, будемо раді їх проаналізувати та допомоги.
Ми розуміємо, що перехід на нове програмне забезпечення для ведення бізнесу не приймається швидко. І зі свого боку пропонуємо всім новим клієнтам хмарної бухгалтерії зареєструватись в BookKeeper і тестувати, працювати в програмі безкоштовно цілий місяць. В майбутньому вартість місячної ліцензії складатиме 295 гривень.
