У приватних підприємців досить часто виникає питання: чи маю я зберігати первинні документи? Таке питання виникає переважно у платників єдиного податку 1, 2, 3 груп — не платників ПДВ. Адже ФОП на загальній системі та єдинники — платники ПДВ чітко знають: якщо не буде документів, підтверджуючих витрати, з доходу не можна буде вирахувати витрати.
Однак з 1 серпня 2020 року вимоги для приватних підприємців щодо збереження первинних документів змінилися. І деякі норми, які стосувались лише загальників та платників ПДВ, застосовуються і до окремих категорій платників ЄП 1, 2 та 3 груп.
Як було до 1 серпня:
1. Вимога до приватного підприємця мати первинні документи була і раніше (п.п. 16.1.2 ПКУ).
2. Право податківців при перевірці вимагати первинні документи регулюються п.п. 20.1.6 та 85.2 ПКУ.
3. Заборона формувати показники податкової звітності, що не підтверджені первинними та іншими документами, випливає із п.п. 44.1.2 ПКУ.
Хоча й платники єдиного податку в податковій декларації показують виключно дохід, а всі суми декларації підтверджені первинними документами (банківськими виписками, чеками РРО), податківці ніколи не оминали можливості віднести вартість товарів без підтверджуючих документів до доходів. Зокрема, в залежності від творчості перевіряючого, виникали дві ситуації:
- Товари без документів оприбуткування класифіковувались як безоплатно отримані, а їх вартість включалась до доходу, як сума подарованих.
Після внесення уточнення до ПКУ, що до доходу суб’єктів на спрощеній системі оподаткування включаються безкоштовно отримані товари по договорам дарування або іншим письмовим договорам, за відсутності такого письмового договору тепер у податківців немає жодних підстав для включення до доходу вартості товарів.
- Товари без документів на оприбуткування класифіковувались як придбані у фізичної особи. А оскільки при «виплаті доходів фізичній особі» підприємець не сплачував ПДФО та ВЗВ, податківці, окрім всього ще, й застосовували штраф в розмірі 25%, 50% або 75% від «несплаченої» суми.
Детальніше з такою позицією податківців можна ознайомитись у листі ДФС від 17.05.2006 №10714/6/99-99-13-04-02-15.
4. Обов’язок відновлювати відсутні документи (п. 44.5 ПКУ).
5. Обов’язок підприємців на загальній системі оподаткування мати підтверджуючі документи походження товарів прописаний в п. 177.2 та п. 177.10 ПКУ.
В разі відсутності документів, які підтверджують понесені витрати, підприємець не має право віднести ці суми до складу витрат і зменшити дохід до оподаткування.
6. З 12.05.2020 року фінансова відповідальність за відсутність первинних документів складає 1020 грн і 2040 — при повторному виявленні порушення (ст. 121 ПКУ).
7. Адміністративна відповідальність — від 51 грн до 136 грн (ст. 164 КпАП).
8. Відповідно до ст. 325 та 328 ЦКУ, володіти товаром, на який немає документів — не порушенням.
Що змінилося з 1 серпня:
Набрали чинності норми Закону про РРО, які застосовуються для наступних категорій фізичних осіб — підприємців:
- ФОП на загальній системі оподаткування;
- ФОП на спрощеній системі оподаткування, які є платниками ПДВ;
- ФОП на спрощеній системі оподаткування, які провадять діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.
Для цих підприємців діють нові правила:
1. Суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операцій з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані вести в порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів, здійснювати продаж лише тих товарів (послуг), що відображені в такому обліку.
Порядку обліку ФОП в законодавстві немає. Тому скоріш за все мова йде про порядок обліку для юросіб, адаптований під потреби підприємців.
2. Суб’єкт господарювання зобов’язаний надати контролюючим органам під час проведення перевірки документи (у паперовій або електронній формі), які підтверджують облік та походження товарів, що на момент перевірки знаходяться у місці продажу.
Однак, знаємо, що постачальник дає лише одну Видаткову накладну, а місць з продажу у підприємця може бути декілька. В цьому разі ФОП може скласти Накладну на внутрішнє переміщення, і до неї додати копію накладної на оприбуткування, які будуть зберігатись в точці продажу.
Рис. 1. Накладна на внутрішнє переміщення в програмі для обліку BookKeeper
Також ФОП може роздрукувати в бухгалтерській програмі самостійно складену Прибуткову накладну, яка також може зберігатись у місці продажу разом з копією вхідної накладної від постачальника.
Рис. 2. Прибуткова накладна в програмі для обліку BookKeeper
3. Документи, які підтверджують походження товару:
- Видаткова накладна
- Фіскальний або товарний чек
- Митна декларація
- Відомість на придбання товару/продукції у фізичних осіб або акт закупівлі.
4. Обов’язкові реквізити первинного документу:
- Назва
- Дата складання
- Назва підприємства, від імені якого складено
- Зміст та обсяг господарської операції
- Одиниця виміру
- Посади осіб, відповідальних за здійснення операції
- Особистий підпис та дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійснення операції.
5. Вимога стосується документів щодо походження саме товару, а тому послуг не стосується.
6. Немає значення, коли придбаний товар. Має значення, коли він проданий. Це означає, якщо продаж товару відбувається після 1 серпня, то підприємець має представити документ про походження, навіть, якщо він придбаний рік тому.
7. Наявність вимоги щодо застосування РРО не має жодного відношення до вимоги застосовувати первинні документи. Наприклад, ФОП 1 групи теж зобов’язаний представити документи, якщо здійснює розрахункові операції. Звільнення від РРО не має відношення щодо вимоги представлення документів. Оскільки відповідальність за незастосування РРО регламентується ст. 17, а не представлення документів — ст. 20 Закону про РРО.
8. До суб’єктів господарювання, які здійснюють реалізацію товарів, які не обліковані у встановленому порядку та/або не надали під час проведення перевірки документи, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу застосовується фінансова санкція у розмірі подвійної вартості таких товарів, які не обліковані у встановленому порядку за цінами реалізації, але не менше 10-ти неоподаткованих мінімумів (170 грн).
9. Якщо товар продали, а документів немає — штраф застосовувати не можна. Тобто, по товарам, які вже були продані на момент перевірки — питання не стоїть.
В програмі для обліку БукКіпер можливо швидко скласти всі первинні документи, зберегти їх в електронному вигляді та роздрукувати.
Онлайн сервіс підтримує облік ТМЦ в розрізі декількох складів, а тому дає змогу оперативно контролювати товарні залишки у всіх місцях продажу.
В програмі для обліку реалізоване електронне робоче місце касира, завдяки чому всі продажі, проведені через фіскальні реєстратори автоматично імпортуються в програму, з відповідним зменшенням товарних залишків на кількість проданих одиниць.
Підтримується облік ПДВ, розрахунок податків суб’єктів господарювання всіх систем і груп оподаткування та автоматичне заповнення податкової звітності на підставі проведених операції.
Вартість місячної ліцензії складає 295 грн.
